Das Telefon klingelt durch. Ihr Empfang kommt zur Ruhe.
Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026
Der heutige Kundenarbeitsplatz sortiert E-Mail-Anfragen, bereitet Antworten vor und koordiniert Termine mit Google Kalender. Telefonie und Praxissoftware sind nur nach technischer, datenschutzrechtlicher und fachlicher Prüfung Teil eines Piloten. Keine medizinische Beratung: Was fachlich entschieden werden muss, bleibt bei Ihrem Team.
Verfügbarkeit: Gmail, Google Kalender, Antwortentwürfe, Freigaben und Online-Buchung sind heute im Kundenarbeitsplatz vorhanden. Telefonie und Praxissoftware sind mögliche Pilotprojekte nach technischer, datenschutzrechtlicher und fachlicher Prüfung.
Kennen Sie das?
- Das Telefon ist über Stunden besetzt. Patientinnen und Patienten kommen nicht durch, legen genervt auf oder wählen immer wieder neu, während am Empfang die Schlange wartet.
- Terminvergabe und Verschiebungen fressen den Vormittag: absagen, nachrücken, neu eintragen, jedes Mal ins System zurückwechseln.
- Rezeptwünsche und Rückrufbitten landen auf Zetteln, in Mailboxen und im Postfach. Etwas geht unter, jemand fragt zum dritten Mal nach.
- Der Empfang macht zwei Dinge gleichzeitig: Menschen am Tresen versorgen und das Dauerklingeln abfangen. Beides leidet, und am Abend ist niemand zufrieden.
Ein Tag, zwei Varianten
Ohne routinefrei
Es ist 8:30 Uhr, das Wartezimmer füllt sich, und das Telefon hört nicht auf. Eine Patientin steht am Tresen, drei Anrufe laufen parallel, ein Rezeptwunsch liegt auf einem Zettel unter der Tastatur. Ihre Mitarbeiterin entscheidet im Sekundentakt, wen sie zuerst bedient, und vertröstet den Rest. Bis zum Mittag haben mehrere Anrufende es gar nicht erst durchgeschafft, ein verschobener Termin wurde doppelt vergeben, und der Rückruf zur Befundbesprechung ist im Trubel liegengeblieben.
Mit routinefrei
Es ist 8:30 Uhr, das Wartezimmer füllt sich, und das Telefon ist trotzdem ruhig. Der KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf sofort an, nennt freie Termine, verschiebt auf Wunsch und notiert Rezept- und Rückrufwünsche strukturiert für Ihr Team. Ihre Mitarbeiterin am Tresen kümmert sich um die Menschen vor ihr, statt zwischen Hörer und Schlange zu pendeln. Was eine Ärztin oder Therapeutin entscheiden muss, bleibt selbstverständlich bei Ihnen: Die KI berät nicht medizinisch, sie organisiert nur und reicht alles Fachliche sauber an Ihr Team weiter, das finale Freigaben trifft.
Welche Aufgaben kann KI in einer Arztpraxis übernehmen?
KI übernimmt in der Praxis die Organisation, nicht die Medizin: Sie sortiert eingehende E-Mails, bereitet Antwortentwürfe vor, koordiniert Termine, erinnert daran und hält Rezept- und Rückrufwünsche strukturiert fest. Der Bedarf ist real: Hausarztpraxen erhalten nach Marktauswertungen 150 bis 300 Anrufe pro Woche, über 60 Prozent davon sind Routine wie Termine, Rezepte und Öffnungszeiten, und bis zu 50 Prozent der Anrufenden kommen beim ersten Versuch nicht durch.
Die technische Grundlage dafür ist das Paket E-Mail-Automatisierung + Zeitmanagement, im 990-Euro-Paket enthalten. Warum strukturierte E-Mail-Triage für Praxen oft der bessere erste Schritt ist als eine Telefon-KI, erklärt der Ratgeber Telefon entlasten ohne Telefon-KI.
KI-Telefonassistent
Nimmt jeden Anruf sofort an, auch wenn alle Leitungen sonst besetzt wären. Beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Adresse und Ablauf, vereinbart und verschiebt Termine und nimmt Rezept- und Rückrufwünsche strukturiert auf. Keine medizinische Auskunft: Alles Fachliche geht an Ihr Team, das entscheidet.
Termin- und Buchungsautomatik
Terminvergabe, Absagen und Verschiebungen laufen geordnet, freie Slots werden automatisch nachbesetzt. Erinnerungen reduzieren das Risiko, dass Patientinnen und Patienten den Termin vergessen, ohne dass Ihr Empfang hinterhertelefonieren muss.
E-Mail-Triage mit Antwortentwürfen
Eingehende Mails werden vorsortiert nach Terminanfrage, Rezeptwunsch, Rückruf oder Sonstigem. Zu den Standardfällen liegt ein fertiger Antwortentwurf bereit. Ihr Team prüft, passt an und schickt ab, statt jede Mail bei Null zu schreiben.
Zeitmanagement + Termin-Cockpit
Kalender-Ordnung, Erinnerungen und ein Wochenplan, der sich selbst aktuell hält. Termine aus E-Mails landen ohne Abtippen im Kalender, und Ihr Team sieht morgens auf einen Blick, was heute ansteht.
Wissensdatenbank fürs Team
Abläufe, Vertretungsregeln und Antworten auf häufige Fragen an einem Ort. Neue Kräfte und Vertretungen finden die richtige Auskunft schnell, ohne lange nachzufragen, und antworten einheitlich.
Praxis-Website & Sichtbarkeit
Wir übernehmen Domain, Hosting und Pflege Ihrer Praxis-Website, verbessern Ladezeit und Auffindbarkeit bei Google und halten Öffnungszeiten und Leistungen aktuell. Mehr zur Website-Übernahme & Sichtbarkeit.
In drei Schritten zur ruhigen Anmeldung
- Analyse. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Postfach, Telefonaufkommen und Terminwege und wählen den einen Ablauf aus, der Ihrem Team am meisten Zeit frisst.
- Einrichtung. Wir bauen den Ablauf, verbinden Gmail und Google Kalender, dokumentieren die Datenflüsse und weisen Ihr Team ein. Die Pilot-Automation ist in 14 Tagen live.
- Betreuung. Wir überwachen die Abläufe im Betrieb, passen sie an Ihren Praxisalltag an und bleiben persönlich erreichbar, aus Hamburg statt aus der Warteschleife.
Was dabei herauskommt
- Das Telefon ist auch in Stoßzeiten erreichbar. Patientinnen und Patienten kommen typischerweise schneller durch, statt mehrfach zu wählen oder aufzugeben.
- Der Empfang gewinnt spürbar Ruhe zurück: weniger paralleles Hantieren, weniger Zettelwirtschaft, mehr Zeit für die Menschen vor Ort. So erleben es Praxen oft; Marktauswertungen zufolge entlastet Automatisierung Praxisteams um 15 bis 20 Stunden pro Woche.
- Rezept- und Rückrufwünsche sind dokumentiert statt verstreut, sodass weniger untergeht. Hosting, Modellregion und Datenflüsse werden vor dem Produktivstart vereinbart und dokumentiert. Sobald wir Patientendaten in Ihrem Auftrag verarbeiten, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Weil Ärztinnen und Ärzte Berufsgeheimnisträger sind, genügt der allein nicht: Dazu gehört eine Verschwiegenheitsverpflichtung des Dienstleisters nach § 203 Abs. 4 StGB, die wir vor dem Start unterschreiben. Die KI-Nutzung wird klar gekennzeichnet. Was Praxen dabei rechtlich beachten müssen, erklärt der Ratgeber KI in der Arztpraxis und DSGVO.
Für wen ist das geeignet?
- Hausarzt- und Facharztpraxen, deren Anmeldung zwischen Tresen und Dauerklingeln zerrieben wird.
- Zahnarztpraxen, die Verwaltung und Terminlogistik verschlanken wollen, ohne die Praxissoftware zu wechseln.
- Physiotherapie- und Therapiepraxen, die Terminausfälle und Zettelwirtschaft reduzieren wollen.
- Kleine MVZ und Gemeinschaftspraxen, die Abläufe über mehrere Behandlerinnen und Behandler koordinieren.
Weniger geeignet ist routinefrei, wenn Sie ausschließlich eine fertige Telefon-KI von der Stange suchen: Telefonie gibt es bei uns nur als fachlich und technisch geprüften Pilot.
Pakete zum Festpreis
Pilot-Automation, 990 €
Eine Automatisierung, in 14 Tagen live. Inklusive Zeitmanagement + E-Mail-System: KI-Postfach-Triage und Termin-Cockpit. Der risikoarme Einstieg, um an einem echten Ablauf zu sehen, was es bringt.
Automation-Sprint, ab 4.900 €
Mehrere Abläufe sauber verzahnt, sobald der Pilot überzeugt hat und mehr automatisiert werden soll.
Das oben ist der Ausschnitt für Praxen. routinefrei automatisiert genauso E-Mail, Termine und Wissensdatenbank, baut Ihre Website und betreut Ihre Werbung auf Meta, Google und TikTok. Den laufenden Betrieb übernehmen wir als KI-Partner. Alle Leistungen und Preise ansehen.
Alle Pakete mit Markteinordnung stehen auf der Seite Preise. Wie wir mit einer Hamburger Arztpraxis arbeiten, zeigen die Referenzen.
Häufige Fragen aus Praxen
Wie verbessert eine Praxis ihre telefonische Erreichbarkeit, ohne neues Personal einzustellen?
Indem Routineanliegen das Telefon gar nicht erst erreichen. Terminanfragen, Verschiebungen und Rezeptwünsche laufen über E-Mail und Online-Buchung, die KI sortiert sie vor und bereitet Antworten zur Freigabe vor. Die Leitung bleibt frei für Menschen, die wirklich anrufen müssen. Ein KI-Telefonassistent ist als Pilot möglich, nach technischer, datenschutzrechtlicher und fachlicher Prüfung.
Lassen sich Rezeptanfragen auch ohne Anruf abwickeln?
Ja. Rezept- und Überweisungswünsche kommen strukturiert per E-Mail oder Formular an, werden automatisch erkannt, dem richtigen Vorgang zugeordnet und mit einem Antwortentwurf versehen. Ihr Team prüft und gibt frei. Nichts liegt mehr auf Zetteln, und niemand hängt dafür in der Warteschleife.
Berät die KI Patientinnen und Patienten medizinisch?
Nein, zu keinem Zeitpunkt. Die KI organisiert nur: Sie sortiert Anliegen, koordiniert Termine und bereitet Antworten auf organisatorische Fragen vor. Alles Fachliche, von der Befundauskunft bis zur Einschätzung der Dringlichkeit, geht an Ihr Praxisteam, das entscheidet und freigibt.
Wie senkt eine Praxis ihre Terminausfälle?
Über die Hälfte der Terminausfälle entsteht, weil Termine schlicht vergessen werden. Automatische Erinnerungen senken die Ausfallquote nach Branchenauswertungen typischerweise um 20 bis 40 Prozent; wie stark der Effekt in Ihrer Praxis ausfällt, hängt von Terminarten und Erinnerungskanal ab. Sie laufen ohne Zutun des Empfangs, und frei werdende Slots können nachbesetzt werden.
Lassen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch in Ruhe anschauen, wo bei Ihnen am Telefon und im Postfach die meiste Zeit liegen bleibt. Unverbindlich und ohne Druck.