Das Telefon klingelt mitten im Service. Ihr Team bleibt am Gast.
Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026
Der heutige Kundenarbeitsplatz sortiert E-Mail-Anfragen, bereitet Antworten vor und koordiniert Buchungen mit Google Kalender. Telefonie, Bewertungen und Hotel- oder Kassensysteme sind mögliche Pilotprojekte nach technischer Prüfung. Gastfreundschaft und fachliche Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Verfügbarkeit: Gmail, Google Kalender, Antwortentwürfe, Freigaben und Online-Buchung sind heute im Kundenarbeitsplatz vorhanden. Telefonie, Bewertungen und Hotel- oder Kassensysteme sind mögliche Pilotprojekte nach technischer Prüfung.
Kennen Sie das?
- Das Telefon klingelt mitten im Service durch. Wer reserviert oder nach einem Tisch fragt, kommt nicht durch, während Ihr Team am Pass und an den Tischen steht und niemand frei hat, um abzunehmen.
- Reservierungen, Absagen und Umbuchungen kommen über Telefon, Mail und Portal gleichzeitig herein. Etwas wird doppelt vergeben, ein Tisch bleibt versehentlich leer, eine Anfrage geht im Trubel unter.
- Event-, Catering- und Gruppenanfragen liegen im Postfach und warten auf Antwort. Wer zu spät zurückschreibt, hat den Auftrag oft schon an das Haus nebenan verloren.
- Bewertungen und Gäste-Rückfragen zu Öffnungszeiten, Allergenen und Karte häufen sich. Abends ist niemand mehr da, der in Ruhe und freundlich darauf antwortet.
Warum lohnt sich Automatisierung gerade in der Gastronomie?
Weil ein großer Teil der Arbeit am Telefon und im Postfach reine Routine ist: Branchenauswertungen zufolge sind über 70 Prozent der Anrufe in Restaurants Routineanfragen zu Reservierung, Öffnungszeiten und Karte, und bis zu 35 Prozent der Anrufer kommen in Stoßzeiten gar nicht erst durch. Viele reservieren dann beim Wettbewerber. Genau diese Routine lässt sich automatisieren: Anfragen werden sortiert, Buchungen erfasst und Antworten vorbereitet, während Ihr Team am Gast bleibt.
Ein Tag, zwei Varianten
Ohne routinefrei
Es ist 19:30 Uhr, das Haus ist voll, und das Telefon hört nicht auf. Ein Gast wartet auf seine Bestellung, zwei Anrufe laufen parallel, eine Cateringanfrage liegt seit dem Nachmittag ungelesen im Postfach. Ihre Servicekraft entscheidet im Sekundentakt, wen sie zuerst bedient, und lässt das Telefon klingeln. Bis zum Abend sind mehrere Reservierungen gar nicht erst durchgekommen, ein Tisch wurde doppelt vergeben, und die lukrative Eventanfrage ist im Trubel liegengeblieben, bis sie woanders gebucht hat.
Mit routinefrei
Es ist 19:30 Uhr, das Haus ist voll, und das Telefon ist trotzdem ruhig. Der KI-Telefonassistent nimmt jeden Anruf sofort an, nennt freie Zeiten, nimmt Reservierungen entgegen, verschiebt auf Wunsch und notiert Event- und Cateringanfragen strukturiert für Ihr Team. Ihre Servicekraft bleibt bei den Gästen vor ihr, statt zwischen Hörer und Tisch zu pendeln. Was Geschmack, Gastfreundschaft und Küche betrifft, bleibt selbstverständlich bei Ihnen: Die KI kocht und bewirtet nicht, sie organisiert nur und reicht alles Inhaltliche sauber an Ihr Team weiter, das entscheidet und zusagt.
Was wir für Sie automatisieren
KI-Telefonassistent für Reservierungen
Nimmt jeden Anruf sofort an, auch mitten im Service, wenn sonst niemand frei ist. Beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Adresse und Karte, nimmt Reservierungen entgegen, verschiebt und sagt ab und notiert Sonderwünsche strukturiert. Alles, was Ihr Haus inhaltlich zusagen muss, geht an Ihr Team, das entscheidet.
Reservierungs- und Eventanfragen-Automatik
Reservierungen, Absagen und Umbuchungen laufen geordnet zusammen, egal ob sie über Telefon, Mail oder Portal kommen. Tische, Gruppen- und Eventtermine werden sauber erfasst, sodass nichts doppelt vergeben wird und kein Platz versehentlich leer bleibt.
E-Mail-Triage mit Antwortentwürfen
Eingehende Mails werden vorsortiert nach Reservierung, Event-, Catering- oder Gruppenanfrage und Sonstigem. Zu Event- und Cateringanfragen liegt ein fertiger Antwortentwurf mit Ihren Eckdaten bereit. Ihr Team prüft, passt an und schickt ab, sodass lukrative Anfragen schnell statt zu spät beantwortet werden.
Bewertungs- und Gäste-Antworten
Zu Bewertungen und wiederkehrenden Gäste-Rückfragen zu Öffnungszeiten, Allergenen und Karte liegen freundliche, zu Ihrem Haus passende Antwortentwürfe bereit. Ihr Team gibt frei und veröffentlicht, statt abends jede Antwort von Hand zu formulieren.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Analyse
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, wo bei Ihnen am Telefon und im Postfach die meiste Zeit liegen bleibt: Reservierungen, Event- und Cateringanfragen, Bewertungen. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was sich zuerst lohnt und was nicht.
Einrichtung
Wir richten die erste Automatisierung ein, meist die Leistung E-Mail-Automatisierung + Zeitmanagement: E-Mail-Triage mit Antwortentwürfen und Buchungs-Koordination mit Google Kalender. Ihr Team wird eingewiesen und behält bei jedem Entwurf die Freigabe.
Betreuung
Nach dem Start bleiben wir dran: Wir überwachen die Abläufe, passen an, wenn sich Karte, Zeiten oder Team ändern, und erweitern Schritt für Schritt, sobald der Pilot überzeugt hat.
Was dabei herauskommt
- Das Telefon ist auch mitten im Service erreichbar. Gäste kommen typischerweise schneller durch und reservieren, statt mehrfach zu wählen oder beim Haus nebenan zu buchen.
- Ihr Team gewinnt spürbar Ruhe zurück: weniger paralleles Hantieren, weniger Doppelbelegungen, mehr Zeit für die Gäste vor Ort. So erleben es Betriebe oft.
- Event-, Catering- und Gruppenanfragen sind dokumentiert statt verstreut, sodass weniger untergeht und schneller geantwortet wird. Hosting, Modellregion und Datenflüsse werden vor dem Produktivstart vereinbart und dokumentiert. Falls erforderlich, wird ein passender Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen; die KI-Nutzung wird klar gekennzeichnet.
Ihre Website übernehmen wir gleich mit
Viele Gastro-Websites sind veraltet, langsam oder seit Jahren ungepflegt. Mit der Website-Übernahme für Restaurants übernehmen wir Domain, Hosting und Pflege Ihrer bestehenden Website, machen einen technischen Audit und verbessern Sichtbarkeit und Besucherzahlen: Ladezeit, SEO-Grundlagen, Google Unternehmensprofil und ein monatlicher Report. Der Einstieg kostet ab 290 € einmalig plus Website-Pflege ab 25,99 € im Monat; die Domain bleibt Ihr Eigentum. Eine eigene Reservierungs- oder Bestellstrecke spart zudem die 13 bis 30 Prozent Provision, die Lieferportale pro Bestellung verlangen. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt unser Projekt für das Restaurant Levant Hamburg in den Referenzen; Vertiefung im Ratgeber Restaurant online sichtbar machen.
Pakete zum Festpreis
Pilot-Automation, 990 €
Eine Automatisierung, in 14 Tagen live. Inklusive Zeitmanagement + E-Mail-System: KI-Postfach-Triage und Termin-Cockpit. Der risikoarme Einstieg, um an einem echten Ablauf zu sehen, was es bringt.
Automation-Sprint, ab 4.900 €
Mehrere Abläufe sauber verzahnt, sobald der Pilot überzeugt hat und mehr automatisiert werden soll.
Das oben ist der Ausschnitt für Gastronomie und Hotellerie. routinefrei automatisiert genauso E-Mail, Termine und Wissensdatenbank, baut Ihre Website und betreut Ihre Werbung auf Meta, Google und TikTok. Den laufenden Betrieb übernehmen wir als KI-Partner. Alle Leistungen und Preise ansehen. Auf einer eigenen Seite stehen zudem unsere Festpreise im Überblick; eine ehrliche Markteinordnung gibt der Ratgeber Was kostet KI-Automatisierung?
Häufige Fragen aus der Gastronomie
Wie reduziere ich No-Shows in meinem Restaurant?
Am wirksamsten sind automatische Bestätigungen und Erinnerungen 24 bis 48 Stunden vor dem Termin: Sie senken No-Shows Branchenauswertungen zufolge um 30 bis 40 Prozent. Wir richten diese Erinnerungen zusammen mit Ihrer Reservierungsstrecke ein, damit Absagen rechtzeitig ankommen und frei gewordene Tische neu vergeben werden können. Ob zusätzlich eine No-Show-Gebühr sinnvoll ist, besprechen wir im Erstgespräch; für viele Häuser reicht die Erinnerung.
Übernimmt die KI auch das Telefon in meinem Restaurant?
Heute im Kundenarbeitsplatz enthalten sind E-Mail-Triage, Antwortentwürfe und die Buchungs-Koordination mit Google Kalender. Ein KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt und Reservierungen aufnimmt, ist ein mögliches Pilotprojekt nach technischer Prüfung: Wir prüfen vorab, ob Ihre Telefonanlage und Ihre Abläufe dafür geeignet sind, und starten erst dann.
Darf ich Google-Bewertungen mit KI beantworten lassen?
Ja, aber nicht vollautomatisch. Bei uns erstellt die KI Entwürfe im Ton Ihres Hauses, Ihr Team liest, passt an und gibt frei. So bleiben die Antworten persönlich, und Sie behalten die Kontrolle darüber, was öffentlich steht. Bewertungs-Antworten sind ein mögliches Pilotprojekt nach technischer Prüfung.
Wie komme ich von Lieferportalen mit hoher Provision weg?
Lieferportale verlangen je nach Modell 13 bis 30 Prozent Provision pro Bestellung. Der realistische Weg ist eine Hybrid-Strategie: Die Portale bleiben für Neukunden, Stammgäste bestellen und reservieren über Ihre eigene Website. Dafür braucht es eine gepflegte, schnelle Website mit eigener Bestell- oder Reservierungsstrecke; genau das deckt unsere Website-Übernahme & Sichtbarkeit ab.
Funktioniert das auch für ein kleines Café ohne eigene IT?
Ja. Sie brauchen weder eine IT-Abteilung noch technisches Vorwissen: Wir richten alles ein, weisen Ihr Team ein und betreuen den Betrieb danach weiter. Der Einstieg ist die Pilot-Automation für 990 €, inklusive Zeitmanagement + E-Mail-System. Laut Digitalisierungsindex stehen rund 90 Prozent der deutschen Gastro-Betriebe bei digitalen Prozessen noch am Anfang; ein kleiner, betreuter erster Schritt ist genau dafür gedacht.
Lassen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch in Ruhe anschauen, wo bei Ihnen am Telefon und im Postfach die meiste Zeit liegen bleibt. Unverbindlich und ohne Druck.