routinefrei

KI-Automatisierung & Unternehmensberatung · Hamburg

Wir nehmen die Routine aus Ihrem Arbeitstag.

Unser fertiger Kern sortiert Gmail-Anfragen, bereitet Antworten vor und koordiniert Termine in Google Kalender. Angebote, Telefonie, CRM und weitere Systeme bauen wir nur nach technischer Prüfung als eigenes Projekt.

Live-Demo starten → Kundenarbeitsplatz ansehen

oder 15-Min-Erstgespräch anfragen

Festpreis Datenflüsse dokumentiert Pilot-Scope in 14 Tagen Direkter Kontakt zum Umsetzer

Kernprodukt plus individuell geprüfte Projekte

Bereits umgesetzt für Hamburger Betriebe: Levant Oriental KitchenAlsterSURFER

Kommt Ihnen bekannt vor?

Sechs Branchen, ein bekanntes Problem: Das Tagesgeschäft frisst den Tag.

Wir arbeiten dort, wo Routine wirklich Zeit kostet. Gmail und Google Kalender sind heute im Kundenarbeitsplatz verfügbar; weitere Systeme starten erst nach technischer und fachlicher Prüfung als Pilotprojekt.

01

Handwerksbetriebe →

Auf der Baustelle klingelt das Büro-Telefon ins Leere, und jeder verpasste Anruf kann ein verlorener Auftrag sein.

02

Arzt- & Therapiepraxen →

Dauerklingeln am Empfang, während die Patienten im Wartezimmer stehen, und jeder Terminausfall kostet leise Umsatz.

04

Logistik & Spedition →

Avise, Frachtpapiere und Zolldokumente kommen per E-Mail und müssen abgetippt werden, dazu ständig die Frage: „Wo ist meine Sendung?“

Was wir bauen

Konkrete Automatisierungen. Keine Folien.

Sie sehen sofort, was heute im Kundenarbeitsplatz verfügbar ist und was erst als individuelles Projekt geprüft und gebaut wird.

Pilot nach Prüfung

KI-Telefonassistent

Startet bewusst klein: Anruf annehmen, strukturiert zusammenfassen und an Ihr Team übergeben. Weitere Aktionen folgen erst nach erfolgreichem Pilot.

Heute verfügbar

E-Mail-Triage & Entwürfe

Ihr Posteingang sortiert sich selbst: Anfragen erkannt, zugeordnet, Antwortentwurf liegt bereit, Sie geben ihn nur noch frei.

Heute mit Google

Termin- & Buchungsautomatik

Online-Buchung, Konfliktschutz sowie Bestätigungs-, Verschiebungs- und Stornomails sind im Kundenarbeitsplatz vorhanden.

Individuelles Projekt

Website & Onlineauftritt

Eine schnelle, moderne Website samt Terminbuchung und Chat-Assistent. Ob als eigenständiges Projekt oder zusammen mit Ihrer Automatisierung.

Das ist der Kern. Alle acht Leistungsbereiche samt Zusatzpaketen stehen im Detail auf der Leistungsseite, und welche Systeme wir anbinden, zeigt die Integrationsseite.

Alle Leistungen ansehen Integrationen ansehen

Sehen statt glauben

Testen Sie die KI-E-Mail-Triage. Mit einem Beispiel oder einem anonymisierten Text.

So sieht der fertige Kern im Alltag aus: Eine E-Mail kommt rein, die KI erkennt Anliegen und Dringlichkeit und legt einen Antwortentwurf bereit. Heikles geht immer an einen Menschen. Weitere Systeme werden nicht vorgetäuscht, sondern erst nach einem technischen Check als Projekt angebunden.

Posteingang
jens@harms-shk.example
Frage wegen Telefon

Moin, tagsüber sind wir aufm Bau und keiner geht ans Telefon, abends quillt das Postfach über und ich komm nicht hinterher. Was kostet so eine KI grob? Gruß Jens

Anfrage / Lead Dringlichkeit: mittel
Worum es geht

Handwerksbetrieb sucht Entlastung bei verpassten Anrufen und vollem Postfach und fragt nach groben Kosten.

Antwortentwurf
Moin Herr Harms, danke für Ihre Nachricht. Genau dafür gibt es die Pilot-Automation: eine erste Automatisierung zum Festpreis von 990 Euro netto, inklusive Zeitmanagement + E-Mail-System, in 14 Tagen einsatzbereit. Passt Ihnen ein kurzes Telefonat diese Woche?
Live-Demo öffnen Kompletten Kundenarbeitsplatz ansehen Kostenlos und ohne Anmeldung. Bitte keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten eingeben. Datenschutz

Pakete & Preise

Festpreise, die hier stehen. Nicht erst im Verkaufsgespräch.

Jedes Paket beginnt mit einer kurzen Analyse und endet mit einem System, das läuft. Was es kostet, wissen Sie vorher.

Pilot-Automation

Der risikoarme Einstieg

990 € einmalig

Festpreis, in 14 Tagen live

  • Enthalten ist immer das Paket Zeitmanagement + E-Mail-System: KI-Postfach-Triage und Termin-Cockpit
  • Dazu ein frei gewählter Arbeitsablauf, vollständig automatisiert (1 Workflow, bis zu 2 Integrationen), zum Beispiel Angebote nachfassen, Anfragen-Triage oder Beleg-Nachforderung
  • Kurzanalyse, Einrichtung und Übergabe inklusive
  • Hosting und Datenflüsse vorab vereinbart, AV-Vertrag falls erforderlich

Pilotkunden-Programm: Die ersten 3 Kunden bekommen 20 % Rabatt, im Tausch gegen eine ehrliche Fallstudie.

Pilot anfragen

Der Sweet Spot

Automation-Sprint

Mehrere Abläufe sauber verbunden

ab 4.900 € einmalig

+ Betrieb empfohlen (siehe Monatlich)

  • 2 bis 3 verknüpfte Automatisierungen oder ein KI-Chat- oder Telefonassistent
  • Integration in CRM, E-Mail, Kalender & Telefonanlage
  • Tests, Dokumentation und Team-Schulung inklusive
  • Sauberer Aufbau, fertig für den laufenden Betrieb
Sprint anfragen

Website & Onlineauftritt

Schnell sichtbar werden

ab 290 € einmalig

+ Pflege ab 25,99 €/Monat (siehe Monatlich)

  • Eine schnelle, moderne Website, die auch auf dem Handy gut aussieht
  • Suchmaschinen-Grundlagen und Google-Unternehmensprofil auf Wunsch
  • Premium-Bundle mit Terminbuchung und Chat-Assistent ab 3.900 € (Digital-Fundament)
  • Dokumentierte Datenflüsse, ohne Cookie-Wust
Website anfragen

Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Laufende API- und Telefonkosten werden transparent als eigene Position ausgewiesen. Alle sechs Pakete im Detail stehen auf der Preisseite, Zusatzpakete wie AI-Act-Workshop und Werbebetreuung auf der Leistungsseite.

So läuft es ab

Vom ersten Gespräch bis zum System, das läuft.

Erstgespräch

15 Minuten, kostenlos: Wo verliert Ihr Betrieb Zeit? Wir hören zu und sagen ehrlich, ob sich Automatisierung lohnt.

15 Min · kostenlos

Kurzanalyse & Festpreis

Wir schauen uns die Abläufe an und schicken ein Angebot mit Festpreis, Umfang und Liefertermin. Keine Überraschungen.

2 bis 3 Tage

Umsetzung

Bauen, testen, anpassen, eng abgestimmt mit den Leuten, die täglich damit arbeiten. Schulung und Doku inklusive.

2 bis 6 Wochen

Betrieb & Ausbau

Auf Wunsch betreiben wir das System dauerhaft: Monitoring, Wartung, Verbesserungen. Der nächste Ablauf wartet meistens schon.

laufend

Referenzen

Schon für echte Hamburger Betriebe gebaut.

routinefrei ist kein Versprechen auf dem Papier. Eine Auswahl von Betrieben, deren digitale Umsetzung bereits aus meiner Hand kommt:

Gastronomie · Hamburg

Levant Oriental Kitchen

Mehrsprachiger Webauftritt (DE/EN/AR) mit Speisekarte, Reservierung und Catering-Anfrage, schnell, cookie-frei und auf eigener Domain.

  • 3 Sprachen
  • Reservierung
  • Catering-Anfrage
levant-hamburg.com
Freizeit & Sport · Hamburg

AlsterSURFER

Stimmungsvoller Webauftritt für Stand-Up-Paddling an der Alster, mit Anbindung an die bestehende Online-Buchung und ein Anfrageformular.

  • Online-Buchung
  • Anfrageformular
  • Mobile-optimiert
alster-surfer.com
Gründergeführt aus Hamburg Alhomam „Homam“ Chalabi
Beratung · Umsetzung · Betrieb aus einer Hand

Über routinefrei

„Sie sprechen immer mit dem, der es baut.“

Moin, ich bin Homam. Ich habe routinefrei gegründet, weil ich in kleinen Betrieben immer wieder dasselbe gesehen habe: gute Leute, die ihre Abende mit Posteingang, Angeboten und Terminlisten verbringen, obwohl sich viele dieser Schritte mit klaren Regeln automatisieren lassen.

routinefrei ist Beratung und Umsetzung in einem. Ich schaue mir an, wo sich Automatisierung bei Ihnen wirklich lohnt, und baue sie dann selbst. Bei routinefrei gibt es kein wechselndes Projektteam und keine Junior-Berater: Beratung, Umsetzung und Betrieb kommen aus einer Hand. Die Wege sind kurz, die Verantwortung ist klar, und die Systeme werden besser, weil derselbe Kopf sie baut und betreibt.

Ich arbeite mit bewährten Bausteinen statt Experimenten: Open-Source-Automatisierung mit projektbezogen vereinbartem Hosting, passenden Modellregionen und einer Dokumentation, die Ihr Team versteht.

Häufige Fragen

Klartext zu Kosten, Daten und KI.

Was kostet das wirklich?

Das, was auf dieser Seite steht: Einstieg ab 990 € Festpreis, Sprint ab 4.900 €, Website ab 290 €. Monatlich: Website-Pflege ab 25,99 €, Automation-Betrieb ab 290 € und der KI-Partner ab 1.490 €. Vor jedem Projekt bekommen Sie ein verbindliches Festpreis-Angebot mit klarem Umfang. Laufende API- und Telefonkosten weisen wir transparent als eigene Position aus, nichts ist versteckt einkalkuliert.

Wie schnell sehen wir Ergebnisse?

Die Pilot-Automation ist nach 14 Tagen live. Ein Automation-Sprint dauert je nach Umfang zwei bis sechs Wochen. Sie merken den Unterschied dort, wo er zählt: im Posteingang, am Telefon, im Feierabend.

Was passiert mit unseren Daten?

Vor dem Produktivstart vereinbaren und dokumentieren wir Hosting, Modellregion, Unterprozessoren und Datenflüsse für jedes Projekt. Für besonders sensible Daten prüfen wir zusätzliche europäische oder lokal betriebene Optionen. Wenn wir personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, schließen wir vor dem Produktivstart einen passenden Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Ersetzt das unsere Mitarbeiter?

Nein, es gibt ihnen Zeit zurück. Automatisiert wird die Routine: das Sortieren, Abtippen, Erinnern, Nachfassen. Die Entscheidungen, die Beratung und das Handwerk bleiben bei Ihren Leuten. Gerade bei Fachkräftemangel ist das oft der Unterschied zwischen „schaffen wir“ und „schaffen wir nicht“.

Alle Fragen und Antworten lesen

Kostenlos & unverbindlich

15 Minuten reichen für eine erste Einschätzung.

Schreiben Sie kurz, wo bei Ihnen die Zeit versickert. Sie bekommen eine ehrliche Antwort, ob und wie sich Ihre Routine automatisieren lässt. Werktags antworten wir innerhalb von 24 Stunden.

Lieber per E-Mail

Der Datensatz wird nach Ablauf von 180 Tagen beim nächsten täglichen Löschlauf entfernt. Bitte senden Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten oder vertraulichen Unterlagen.

moin [at] routinefrei [punkt] de