Klartext zu Kosten, Daten und KI.

routinefrei ist eine Hamburger Agentur für KI-Automatisierung in kleinen Betrieben: Praxen, Kanzleien, Handwerk, Gastronomie, Immobilien und Logistik. Wir bauen Abläufe, die Routine abnehmen: E-Mail-Triage, Termin- und Kalenderordnung, Dokumenten-Workflows und die Betreuung Ihrer Website. Wir verkaufen keine Software, sondern richten Abläufe in Ihren bestehenden Programmen ein, betreiben sie und bleiben ansprechbar. Alles zu Festpreisen, die offen auf der Preisseite stehen. Einen Überblick über alle Angebote gibt die Seite Leistungen.

Nein. Ihre Software bleibt. DATEV, beA, Praxissoftware, Kassensystem, Kalender und Postfach behalten Sie, wir verbinden sie über Schnittstellen und automatisieren die Handgriffe dazwischen: Eingänge zuordnen, Daten übertragen, Erinnerungen auslösen. Das senkt die Hürde, weil niemand ein neues System lernen muss und keine Datenmigration nötig ist. Erst wenn ein Werkzeug wirklich fehlt, schlagen wir eines vor, und auch dann gehören die Abläufe Ihnen. Welche Systeme heute angebunden sind und welche wir projektbezogen prüfen, steht auf der Seite Integrationen.

E-Mail-Triage heißt: Ihr Postfach wird automatisch vorsortiert. Jede eingehende Mail wird einer Kategorie zugeordnet, zum Beispiel Termin, Rechnung, Anfrage oder Beschwerde. Standardfälle bekommen einen Antwortentwurf, und was unbeantwortet bleibt, landet auf einer Nachverfolgungsliste. Sie entscheiden, was rausgeht: Entwürfe werden nicht ungeprüft versendet. Die Triage ist Teil des Pakets Zeitmanagement + E-Mail-System, das in der Pilot-Automation für 990 € enthalten ist. Details stehen auf der Seite E-Mail-Automatisierung und Zeitmanagement, in der Live-Demo können Sie die Triage direkt ausprobieren.

Nein. Sie brauchen weder eine IT-Abteilung noch Vorkenntnisse. Der Kundenarbeitsplatz startet mit Gmail und Google Kalender, weitere Systeme wie Microsoft 365, CRM oder Telefonie prüfen und integrieren wir nur projektbezogen. Wir richten alles ein, Ihr Team wird eingewiesen, und der vereinbarte Umfang wird verständlich dokumentiert. Im laufenden Betrieb kümmern wir uns um Wartung und Anpassungen, Sie arbeiten einfach in Ihren gewohnten Programmen weiter. Was die laufende Betreuung kostet, steht offen auf der Preisseite.

n8n ist ein Workflow-Werkzeug, dessen Kern Open Source ist. Es verbindet Ihre bestehenden Programme über Schnittstellen und führt Abläufe automatisch aus: Mail eingegangen, Daten ausgelesen, Aufgabe angelegt, Erinnerung gesetzt. Wir setzen aus zwei Gründen darauf. Erstens lässt es sich flexibel an kleine Betriebe anpassen, ohne Lizenzkosten pro Arbeitsplatz. Zweitens schützt es Sie vor Abhängigkeit: Die Workflows gehören Ihnen, Sie können sie exportieren und ohne uns weiterbetreiben. Wo n8n bei uns zum Einsatz kommt, zeigt die Seite Leistungen.

Zur Einordnung: Am Markt kosten einzelne Workflows etwa 300 bis 1.500 €, komplette Automatisierungsprojekte 1.500 bis 12.000 €, oft ohne dass Anbieter ihre Preise nennen. Bei uns stehen sie offen: Einstieg mit der Pilot-Automation für 990 € Festpreis, Automation-Sprint ab 4.900 €, Website ab 290 €. Monatlich: Website-Pflege ab 25,99 €, Automation-Betrieb ab 290 €, KI-Partner ab 1.490 €. Alle Preise netto zzgl. USt. Vor jedem Projekt bekommen Sie ein verbindliches Angebot mit klarem Umfang. Alle Pakete stehen auf der Preisseite, die Markteinordnung im Ratgeber Was kostet KI-Automatisierung.

Die Pilot-Automation kostet 990 € Festpreis und ist in der Regel nach 14 Tagen live. Enthalten sind eine konkrete Automatisierung Ihrer Wahl, zum Beispiel Anfragen-Triage oder Beleg-Nachforderung, und immer das Paket Zeitmanagement + E-Mail-System: die KI-Postfach-Triage (sortieren, Entwürfe, Nachverfolgen) und das Termin-Cockpit (Kalender-Ordnung, Erinnerungen, Wochenplan). Dazu kommen Einrichtung, Einweisung und Dokumentation. Laufende API-Kosten weisen wir transparent als eigene Position aus, nichts ist versteckt einkalkuliert. Details stehen auf der Seite E-Mail-Automatisierung und Zeitmanagement und auf der Preisseite.

Drei Betreuungspakete, alle mit offenen Preisen: Website-Pflege ab 25,99 € pro Monat mit Updates, Sicherungen und kleinen Änderungen. Automation-Betrieb ab 290 € pro Monat mit Überwachung der Workflows, laufenden Anpassungen und einem festen Ansprechpartner. KI-Partner ab 1.490 € pro Monat mit 12 Monaten Laufzeit für Betriebe, die kontinuierlich weiter automatisieren wollen. Betreuung heißt bei uns: Wir merken, wenn etwas hakt, oft bevor Sie es merken, und die Abläufe wachsen mit Ihrem Betrieb mit. Alle Details stehen auf der Preisseite.

Einmalige Projekte sind einmalig, ohne Bindung. Der laufende Betrieb, also Website-Pflege und Automation-Betrieb, ist monatlich kündbar. Nur der KI-Partner hat 12 Monate Laufzeit, weil er auf kontinuierlichen Ausbau angelegt ist. Wichtig ist uns die Exit-Freiheit: Der Kern unserer Systeme ist Open Source, die Workflows gehören Ihnen. Wenn Sie gehen, nehmen Sie sie mit und betreiben sie selbst oder mit einem anderen Dienstleister weiter, kein Vendor-Lock-in. Die Laufzeiten je Paket stehen auf der Preisseite.

Oft ja, aber nicht immer. Zur Einordnung: Steuerberater verbringen zum Beispiel ein bis zwei Stunden pro Tag mit Mandanten-Mails, das sind aufs Jahr gerechnet mehrere Arbeitswochen Routine. Genau dort setzt die Pilot-Automation für 990 € an. Ehrlich ist aber auch: Wenn Sie nur eine einzelne Kleinigkeit brauchen, etwa eine simple Terminerinnerung, reicht manchmal ein Einzeltool ohne Agentur. Wann sich welche Variante lohnt, steht offen im Vergleich Einzeltools oder betreute Automatisierung. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen auch, wenn sich ein Projekt für Sie noch nicht rechnet.

Wir bauen jede Automatisierung so, dass sie datenschutzkonform betrieben werden kann: Datenflüsse werden vor dem Produktivstart dokumentiert, es gilt Datenminimierung, und wo nötig gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag dazu. Pauschale Konformitätsversprechen geben wir bewusst nicht ab, weil es immer auf den konkreten Einsatz ankommt. Auch der EU AI Act spielt eine Rolle: Seit dem 2. Februar 2025 gilt die Pflicht zu ausreichender KI-Kompetenz (Art. 4), bestimmte Transparenzpflichten greifen ab dem 2. August 2026 (Art. 50). Unsere Kennzeichnungs- und Dokumentationspakete unterstützen Sie bei der Umsetzung, die konkrete rechtliche Einordnung bleibt projektbezogen.

Wenn wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten, erhalten Sie vor dem Produktivstart einen passenden Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, inklusive technischer und organisatorischer Maßnahmen und einer Liste der Unterprozessoren. Ob ein AVV erforderlich ist, prüfen wir anhand des konkreten Datenflusses, nicht pauschal. Die Muster dafür liegen fertig vor und werden je Projekt angepasst, das gehört bei uns zum Onboarding und kostet nichts extra. Für Kanzleien gilt zusätzlich die Verschwiegenheitspflicht, mehr dazu in der Frage zu § 203 StGB weiter unten.

Das legen wir je Projekt fest und dokumentieren es vor dem Produktivstart: Hosting, Modellregion, Unterprozessoren und Datenflüsse stehen schriftlich fest, bevor echte Daten fließen. Für besonders sensible Daten prüfen wir europäische oder lokal betriebene Modelle. Zugriff haben nur die Systeme und Personen, die für den vereinbarten Ablauf nötig sind. Wir verkaufen keine Daten weiter und nutzen sie nicht zum Training fremder Modelle. Zugriffe sind dokumentiert, und Sie können die Unterlagen jederzeit einsehen.

Ja, unter klaren Voraussetzungen. Gesundheitsdaten sind besonders geschützt (Art. 9 DSGVO), deshalb gilt für Praxen: Auftragsverarbeitungsvertrag vor dem Start, Datenminimierung, dokumentierte Datenflüsse und je nach Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Für sensible Schritte prüfen wir europäische oder lokal betriebene Modelle, damit Patientendaten den vereinbarten Rahmen nicht verlassen. Vieles lässt sich zudem so bauen, dass die KI ganz ohne Patientendaten auskommt, etwa bei der Vorsortierung von Anfragen. Ausführlich steht das im Ratgeber KI in der Arztpraxis und DSGVO, die passenden Abläufe auf der Seite KI-Automatisierung für Arztpraxen.

Mehr, als viele denken, aber mit einer Besonderheit: Nach der FAQ der Bundessteuerberaterkammer (Stand 01/2026) reicht ein AVV allein nicht aus, um § 203 StGB zu genügen, zusätzlich ist eine Verschwiegenheitserklärung des Dienstleisters nötig. Beides gehört bei uns zum Onboarding für Kanzleien. Gut automatisierbar sind Abläufe, die Mandatsinhalte gar nicht oder nur strukturiert berühren: Posteingang zuordnen, Fristen erfassen, fehlende Belege nachfordern, Wiedervorlagen führen. Was wir für Kanzleien bauen, steht auf der Seite KI-Automatisierung für Kanzleien, das Rechenbeispiel im Ratgeber E-Mail-Triage für Steuerkanzleien.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO ist nötig, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Betroffenen birgt, typischerweise etwa bei umfangreicher Verarbeitung von Gesundheitsdaten oder systematischer Bewertung von Personen. Eine einfache Postfach-Vorsortierung ohne sensible Daten löst in der Regel keine DSFA aus, eine KI-Auswertung von Patientenunterlagen kann es sehr wohl. Wir sagen Ihnen im Erstgespräch ehrlich, wo Ihr Vorhaben liegt, liefern die technische Dokumentation als Grundlage zu und empfehlen bei Grenzfällen die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Unkompliziert: Sie schreiben uns über das Kontaktformular oder per Mail, werktags antworten wir innerhalb von 24 Stunden. Im Gespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Abläufe: Wo geht Zeit verloren, was nervt täglich, was soll zuerst weg. Danach bekommen Sie ein verbindliches Festpreis-Angebot mit klarem Umfang, keine Folien, kein Abo-Druck. Wenn wir finden, dass sich Automatisierung für Sie noch nicht lohnt, sagen wir auch das. Das Gespräch ist kostenlos und unverbindlich, Vorbereitung brauchen Sie keine.

Die Pilot-Automation ist in der Regel nach 14 Tagen live, von der Auftragsbestätigung bis zum laufenden Betrieb. Ein Automation-Sprint dauert je nach Umfang zwei bis sechs Wochen. Bei der Website-Übernahme hängt das Tempo vor allem vom bisherigen Hoster ab, das technische Audit starten wir direkt nach Zugang. In allen Fällen arbeiten wir in kurzen, sichtbaren Schritten: Sie sehen früh erste Ergebnisse im Posteingang und im Kalender statt am Ende eine große Übergabe.

Ja. Wir docken an Ihre bestehenden Systeme an, statt sie zu ersetzen, deshalb gibt es keinen Stichtag, an dem plötzlich alles anders ist. Neue Abläufe laufen zunächst im Entwurfsmodus mit: Die KI sortiert und schlägt vor, Ihr Team arbeitet wie gewohnt weiter und prüft die Ergebnisse. Erst wenn alles verlässlich sitzt, schalten wir gemeinsam mit Ihnen Schritt für Schritt scharf. Termine, Telefon und Tagesgeschäft laufen die ganze Zeit normal weiter, kein System fällt aus, keine Daten werden migriert.

Zur Einrichtung gehört immer eine Einweisung Ihres Teams in verständlicher Sprache plus eine Dokumentation des vereinbarten Umfangs, mit der auch Vertretungen zurechtkommen. Danach haben Sie die Wahl: Im Automation-Betrieb ab 290 € pro Monat überwachen wir die Workflows, passen sie an und bleiben Ihr fester Ansprechpartner. Ohne Betreuungspaket gehören die Workflows trotzdem Ihnen, Sie betreiben sie selbst und holen uns bei Bedarf punktuell dazu. Die Betreuungspakete stehen auf der Preisseite, Fragen beantwortet auch der KI-Assistent auf der Startseite.

Zwei Ebenen. Erstens die KI: Sie entscheidet nie allein über Heikles. Antwortentwürfe gehen nicht ungeprüft raus, Beschwerden und rechtliche Themen werden automatisch an einen Menschen eskaliert. Zweitens die Technik: Fällt ein Workflow aus, geht nichts verloren. Ihre Mails bleiben ganz normal im Postfach, der Kalender bleibt Ihr Kalender, es entsteht vorübergehend nur wieder Handarbeit. Im Automation-Betrieb überwachen wir die Abläufe laufend und beheben Störungen oft, bevor Sie sie bemerken. Was die Betreuung genau umfasst, steht auf der Preisseite.

In Praxen gehen 150 bis 300 Anrufe pro Woche ein, über 60 Prozent davon sind Routine: Termine, Rezepte, Öffnungszeiten. Genau diese Routine lässt sich verlagern: Ein strukturiertes Anfrage-Formular plus KI-Postfach-Triage sortiert Termin- und Rezeptanfragen automatisch vor, erstellt Antwortentwürfe und führt Nachverfolgungslisten. Automatische Terminerinnerungen senken Ausfälle nach Branchenauswertungen typischerweise um 20 bis 40 Prozent. Das Team telefoniert weniger, die Leitung wird frei für echte Anliegen. Die Abläufe stehen auf der Seite KI-Automatisierung für Arztpraxen, warum wir mit E-Mail- statt Telefon-KI starten, erklärt der Ratgeber Telefon entlasten in der Praxis.

Belegbare Zahlen aus dem Markt: Steuerberater verbringen ein bis zwei Stunden pro Tag mit Mandanten-Mails, strukturierte E-Mail-Automatisierung senkt diesen Aufwand um 40 bis 60 Prozent. Automatisierte Belegverarbeitung spart je nach Kanzleigröße 40 bis 80 Stunden pro Monat. Wichtig für die ehrliche Rechnung: Die Ersparnis entsteht nicht am ersten Tag, sondern nach einer Einlernphase, in der Ihr Team Kategorien und Entwürfe prüft und korrigiert. Das Rechenbeispiel im Detail steht im Ratgeber E-Mail-Triage für Steuerkanzleien, die Abläufe auf der Seite KI-Automatisierung für Kanzleien.

Am einfachsten dort, wo täglich dieselben Handgriffe anfallen. Anfragen annehmen und bestätigen: 40 bis 60 Prozent der Anrufe bei Handwerksbetrieben bleiben unbeantwortet, ein automatischer Rückkanal fängt das auf. Dazu Angebote vorbereiten, Termine bestätigen und erinnern sowie die Rechnungs-Routine, für die 25 bis 30 Minuten pro Rechnung üblich sind. Insgesamt lassen sich so 5 bis 15 Stunden Bürozeit pro Woche einsparen. Eine Grenze ziehen wir bewusst: Die KI bereitet Angebote vor, versendet sie aber nie ungeprüft. Mehr auf der Seite KI-Automatisierung für Handwerksbetriebe und im Ratgeber Angebote schneller schreiben im Handwerk.

Automatisierung ersetzt Ihre Mitarbeiter nicht, sie gibt ihnen Zeit zurück. Automatisiert wird die Routine: das Sortieren, Abtippen, Erinnern, Nachfassen. Die Entscheidungen, die Beratung und das Handwerk bleiben bei Ihren Leuten. Wie groß der Druck ist, zeigt der Blick in die Kanzleien: Rund 65 Prozent haben akuten Fachkräftemangel, über 10.000 Stellen sind unbesetzt. Wer offene Stellen nicht besetzen kann, kann die vorhandenen Stunden von Routine befreien. Gerade dann ist das oft der Unterschied zwischen „schaffen wir“ und „schaffen wir nicht“. Was das je Branche konkret heißt, zeigt die Seite Leistungen.

Website-Übernahme heißt: Wir kümmern uns komplett um Ihre bestehende Website, also Domain-Verwaltung, Hosting, Updates, Sicherungen und Inhaltspflege. Ihre Domain bleibt dabei Ihr Eigentum, wir verwalten sie nur für Sie. Zum Start machen wir ein technisches Audit und eine Grundoptimierung mit Ladezeit, SEO-Grundlagen und Google Unternehmensprofil, ab 290 € einmalig. Danach übernimmt die Website-Pflege ab 25,99 € pro Monat den laufenden Betrieb, inklusive monatlichem Report. Alle Details stehen auf der Seite Website-Übernahme & Sichtbarkeit.

Für Betriebe, deren Website zwar existiert, um die sich aber niemand mehr kümmert: Restaurants, Praxen und lokale Betriebe, bei denen der frühere Webdesigner nicht mehr erreichbar ist, Updates liegen bleiben oder Google-Einträge veralten. Gebaut und betreut haben wir so etwas zum Beispiel für das Restaurant Levant Hamburg mit Website, Reservierung und cookie-freiem Analytics sowie für AlsterSURFER in Hamburg mit Redesign bei erhaltener Buchungsstrecke. Beide Fälle stehen unter Referenzen. Wenn Sie Ihre Website selbst pflegen und zufrieden sind, brauchen Sie uns dafür nicht, auch das gehört zur ehrlichen Antwort.

Sie bleibt erhalten. Wir übernehmen die bestehende Website mit allen Inhalten, Texten und Bildern und ändern nichts ohne Absprache. Zum Start dokumentiert das technische Audit den Ist-Zustand: was gut ist, was bremst, was fehlt. Danach optimieren wir behutsam, etwa Ladezeit, SEO-Grundlagen und die Einträge im Google Unternehmensprofil. Größere Umbauten oder ein Redesign sind eine eigene, ausdrücklich beauftragte Entscheidung, kein stiller Nebeneffekt. Im monatlichen Report sehen Sie, was sich getan hat. Wie die Übernahme abläuft, steht auf der Seite Website-Übernahme & Sichtbarkeit.