Einzeltools, Agentur oder routinefrei: der ehrliche Vergleich
Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026
Wer Routinearbeit loswerden will, hat drei Wege: selbst bauen mit Einzeltools, ein großes Agentur-Projekt beauftragen oder eine betreute Festpreis-Automatisierung. Jeder Weg hat seine Berechtigung. Diese Seite vergleicht die drei Kategorien an 15 Kriterien, ohne einzelne Anbieter zu bewerten, und sagt auch klar, wann Einzeltools völlig reichen.
Welcher Weg passt zu welchem Betrieb?
Es gibt drei ehrliche Wege zu weniger Routinearbeit: Sie bauen sich Ihre Automatisierung selbst aus Einzeltools, Sie beauftragen ein großes Agentur-Projekt, oder Sie wählen eine betreute Festpreis-Automatisierung wie bei routinefrei. Einzeltools sind am günstigsten in Euro und am teuersten in Arbeitszeit. Agentur-Projekte leisten am meisten und kosten am meisten. Der betreute Festpreis liegt dazwischen: Einstieg mit der Pilot-Automation für 990 €, laufender Betrieb ab 290 € im Monat.
15 Kriterien, drei Kategorien
Die Tabelle vergleicht Kategorien, keine Namen. „Selbst mit Einzeltools“ heißt: Sie kombinieren Kalender-Tools, Mail-Regeln und Abo-Dienste in Eigenregie. „Große Agentur-Projekte“ heißt: individuelle Automatisierungsprojekte mit Projektteam, am Markt meist ab 2.500 € Projektstart. „routinefrei“ heißt: betreute Festpreis-Automatisierung mit einem festen Ansprechpartner.
| Kriterium | Selbst mit Einzeltools | Große Agentur-Projekte | routinefrei: betreute Festpreis-Automatisierung |
|---|---|---|---|
| Automatisierung | |||
| E-Mail-Triage: sortieren, Entwürfe, nachverfolgen | Mit Filterregeln teilweise machbar. Entwürfe und Nachverfolgung bleiben Handarbeit. | Möglich, meist als Teil eines größeren Projekts. | Im 990-€-Paket enthalten: Zeitmanagement + E-Mail-System mit KI-Postfach-Triage. |
| Termine und Kalender in Ordnung halten | Kalender-Tools helfen, die Verbindung zum Postfach fehlt meist. | Möglich, abhängig vom Projektumfang. | Termin-Cockpit im 990-€-Paket enthalten: Kalender-Ordnung, Erinnerungen, Wochenplan. |
| Bestehende Software anbinden (DATEV, beA, Praxissoftware) | Nur, wenn das jeweilige Tool die Schnittstelle mitbringt. | Ja, bei entsprechendem Budget. | Kern des Ansatzes: Ihre Software bleibt, wir verbinden, was Sie schon nutzen. |
| Eigene Abläufe abbilden (Belege nachfordern, Angebote nachfassen) | Sie passen Ihren Ablauf dem Tool an, nicht umgekehrt. | Ja, individuell entwickelt. | Ja, als n8n-Workflow nach Ihrem tatsächlichen Ablauf. |
| Klein anfangen mit einem einzelnen Ablauf | Ja, das ist die Stärke von Einzeltools. | Selten, Projekte starten meist mit größerem Umfang. | Ja, genau dafür gibt es die Pilot-Automation zum Festpreis. |
| Betreuung | |||
| Einrichtung | Sie selbst, oft nach Feierabend. | Projektteam, nach Kick-off und Analysephase. | Persönlich durch den, der es baut. Pilot-Automation in 14 Tagen live. |
| Fester Ansprechpartner | Support je Tool, oft nur per Ticket oder Forum. | Wechselnde Rollen im Projektteam. | Eine Person für Beratung, Umsetzung und Betrieb. |
| Betrieb und Monitoring | Ihre Aufgabe. Fällt ein Tool aus, merken Sie es selbst. | Wartungsvertrag, am Markt meist 150 bis 600 € im Monat. | Automation-Betrieb ab 290 €/Monat: Hosting, Monitoring, schnelle Hilfe. |
| Einweisung des Teams | Tutorials und Hilfeseiten je Tool. | Im Projekt enthalten, je nach Vertrag. | Kurzanalyse, Einrichtung und Übergabe im Paket enthalten. |
| Weiterentwicklung nach dem Start | Sie selbst, sobald Zeit dafür ist. | Neues Angebot je Änderungswunsch. | KI-Partner ab 1.490 €/Monat mit festem Ausbau-Kontingent. |
| Datenschutz & Kosten | |||
| Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) | Je Tool einzeln prüfen und abschließen. | Üblich, Teil des Projektvertrags. | Falls erforderlich inklusive, Datenflüsse vorab vereinbart. |
| Dokumentierte Datenflüsse | Selten vollständig, verteilt über viele Anbieter. | Projektabhängig. | Vor dem Produktivstart vereinbart und dokumentiert. |
| Einstiegspreis | Abos ab wenigen Euro im Monat, Ihre Arbeitszeit kommt obendrauf. | Projektstart am Markt meist ab 2.500 €, einzelne Workflows 300 bis 1.500 €. | Pilot-Automation 990 € Festpreis, inklusive Zeitmanagement + E-Mail-System. |
| Preis vor Beauftragung bekannt | Abo-Preise ja, der eigene Zeitaufwand nicht. | Oft erst nach der Analysephase. | Festpreis steht vor dem Start fest, alle Pakete öffentlich auf der Preisseite. |
| Laufende Kosten | Mehrere Abos parallel, schwer zu überblicken. | Wartung projektabhängig. | Website-Pflege ab 25,99 €/Monat, Automation-Betrieb ab 290 €/Monat. API-Kosten transparent als eigene Position. |
Marktpreise: ausgewertete Preisübersichten deutscher Anbieter, Stand Juli 2026. Die Quellen und die vollständigen Spannen stehen im Ratgeber Was kostet KI-Automatisierung?. Alle routinefrei-Preise netto zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, Details auf der Preisseite.
Wann reichen Einzeltools?
Einzeltools reichen, wenn ein einzelner, isolierter Schritt Sie aufhält und keine Systeme verbunden werden müssen: ein Kalender-Tool für die Terminbuchung, ein Newsletter-Dienst für den Versand. Wer Zeit und Lust hat, sich einzuarbeiten, und nur wenige Anfragen am Tag bekommt, fährt damit gut und günstig. Sobald aber Postfach, Kalender und Fachsoftware zusammenspielen sollen oder niemand den Betrieb der Tools übernehmen will, wird aus günstig schnell teuer: bezahlt in Arbeitszeit statt in Euro.
Wann ist ein großes Agentur-Projekt die richtige Wahl?
Ein großes Agentur-Projekt passt, wenn viele Standorte, eigene IT-Verantwortliche und komplexe Altsysteme im Spiel sind und das Budget entsprechend geplant ist: Projektstarts liegen am Markt meist bei 2.500 € und oft deutlich darüber. Für einen Betrieb mit 3 bis 10 Mitarbeitern, der zuerst Postfach und Termine in den Griff bekommen will, ist das häufig eine Nummer zu groß. Genau für diesen Fall gibt es den betreuten Einstieg zum Festpreis.
Was heißt „betreute Festpreis-Automatisierung“ konkret?
Drei Dinge unterscheiden den routinefrei-Weg von beiden Alternativen:
- Der Preis steht vorher fest. Pilot-Automation 990 €, Automation-Sprint ab 4.900 €, Website & Onlineauftritt ab 290 €. Monatlich: Website-Pflege ab 25,99 €, Automation-Betrieb ab 290 €, KI-Partner ab 1.490 €. Alle Preise stehen öffentlich auf der Preisseite, nicht erst im Verkaufsgespräch.
- Ihre Software bleibt. Wir ersetzen weder DATEV noch Praxissoftware noch Ihr Kassensystem. Wir verbinden, was Sie schon nutzen. Welche Systeme das sein können, zeigt die Integrationsseite.
- Nach dem Projekt ist nicht Schluss. Einrichtung, Übergabe und auf Wunsch der laufende Betrieb kommen aus einer Hand, mit einem festen Ansprechpartner statt Ticketsystem. Was das im Alltag bedeutet, zeigen die Referenzen.
Unsicher, welcher Weg für Ihren Betrieb passt? Wir sagen Ihnen auch ehrlich, wenn Einzeltools reichen.
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