Sin rodeos sobre costes, datos e IA.

routinefrei es una agencia de Hamburgo especializada en automatización con IA para empresas pequeñas: consultas médicas, despachos, oficios, hostelería, inmobiliarias y logística. Construimos procesos que quitan rutina: triaje de correo, orden de citas y calendario, flujos de trabajo documentales y el mantenimiento de su web. No vendemos software: configuramos procesos en sus programas actuales, los operamos y seguimos disponibles. Todo a precios cerrados que están publicados en la página de precios. La página de servicios ofrece una visión general de toda la oferta.

No. Su software se queda. DATEV, beA, el software de su consulta, el sistema de caja, el calendario y el buzón siguen siendo suyos; nosotros los conectamos mediante interfaces y automatizamos los pasos intermedios: asignar entradas, transferir datos, activar recordatorios. Eso reduce la barrera, porque nadie tiene que aprender un sistema nuevo y no hace falta migrar datos. Solo cuando de verdad falta una herramienta proponemos una, y también entonces los procesos son suyos. Qué sistemas están conectados hoy y cuáles evaluamos por proyecto está en la página de integraciones.

Triaje de correo significa que su buzón se preclasifica automáticamente. Cada correo entrante se asigna a una categoría, por ejemplo cita, factura, consulta o reclamación. Los casos estándar reciben un borrador de respuesta, y lo que queda sin responder pasa a una lista de seguimiento. Usted decide qué sale: los borradores no se envían sin revisar. El triaje forma parte del paquete de gestión del tiempo + sistema de correo, incluido en la automatización piloto de 990 €. Los detalles están en la página Automatización de correo y gestión del tiempo, y en la demo en vivo puede probar el triaje directamente.

No. No necesita ni departamento de informática ni conocimientos previos. El espacio de cliente arranca con Gmail y Google Calendar; otros sistemas como Microsoft 365, CRM o telefonía solo se evalúan e integran por proyecto. Nosotros lo configuramos todo, su equipo recibe formación y el alcance acordado se documenta de forma comprensible. Durante la operación nos ocupamos del mantenimiento y de los ajustes; usted simplemente sigue trabajando en sus programas de siempre. Lo que cuesta el acompañamiento continuo está publicado en la página de precios.

n8n es una herramienta de flujos de trabajo cuyo núcleo es de código abierto. Conecta sus programas actuales mediante interfaces y ejecuta procesos automáticamente: llega un correo, se leen los datos, se crea una tarea, se fija un recordatorio. Lo usamos por dos razones. Primero, se adapta con flexibilidad a las empresas pequeñas, sin costes de licencia por puesto de trabajo. Segundo, le protege de la dependencia: los flujos de trabajo son suyos, puede exportarlos y seguir operándolos sin nosotros. Dónde entra n8n en nuestro trabajo lo muestra la página de servicios.

Para situarse: en el mercado, un flujo de trabajo individual cuesta entre 300 y 1.500 €, y un proyecto de automatización completo entre 1.500 y 12.000 €, a menudo sin que los proveedores publiquen sus precios. Los nuestros están a la vista: entrada con la automatización piloto por 990 € a precio cerrado, sprint de automatización desde 4.900 €, web desde 290 €. Al mes: mantenimiento web desde 25,99 €, operación de la automatización desde 290 €, socio de IA desde 1.490 €. Todos los precios son netos más IVA. Antes de cada proyecto recibe una oferta vinculante con un alcance claro. Todos los paquetes están en la página de precios.

La automatización piloto cuesta 990 € a precio cerrado y suele estar en marcha a los 14 días. Incluye una automatización concreta a su elección, por ejemplo el triaje de consultas o la reclamación de justificantes, y siempre el paquete de gestión del tiempo + sistema de correo: el triaje del buzón con IA (clasificar, redactar borradores, dar seguimiento) y el panel de citas (orden del calendario, recordatorios, plan semanal). A ello se suman la configuración, la formación y la documentación. Los costes recurrentes de API los indicamos de forma transparente como una partida propia; nada queda oculto en el cálculo. Los detalles están en la página Automatización de correo y gestión del tiempo y en la página de precios.

Tres paquetes de acompañamiento, todos con precios publicados: mantenimiento web desde 25,99 € al mes, con actualizaciones, copias de seguridad y pequeños cambios. Operación de la automatización desde 290 € al mes, con supervisión de los flujos de trabajo, ajustes continuos y una persona de contacto fija. Socio de IA desde 1.490 € al mes, con 12 meses de duración, para empresas que quieren seguir automatizando de forma continua. Para nosotros, acompañar significa detectar cuando algo falla, a menudo antes de que usted lo note, y que los procesos crezcan con su empresa. Todos los detalles están en la página de precios.

Los proyectos únicos son únicos, sin compromiso. La operación continua, es decir, el mantenimiento web y la operación de la automatización, se puede cancelar cada mes. Solo el socio de IA tiene 12 meses de duración, porque está pensado para una ampliación continua. Para nosotros es importante la libertad de salida: el núcleo de nuestros sistemas es de código abierto y los flujos de trabajo son suyos. Si se marcha, se los lleva y los sigue operando usted mismo o con otro proveedor, sin dependencia de proveedor. Las duraciones de cada paquete están en la página de precios.

Muchas veces sí, pero no siempre. Para situarse: los asesores fiscales, por ejemplo, dedican una o dos horas al día a los correos de sus clientes; en un año, eso son varias semanas de trabajo de pura rutina. Justo ahí entra la automatización piloto de 990 €. Pero también hay que ser honestos: si solo necesita un detalle puntual, como un simple recordatorio de citas, a veces basta una herramienta individual sin agencia. En la primera consulta gratuita también le decimos si un proyecto todavía no le compensa.

Construimos cada automatización de forma que pueda operarse conforme a la protección de datos: los flujos de datos se documentan antes de la puesta en producción, se aplica la minimización de datos y, cuando es necesario, se incluye un contrato de encargo de tratamiento. No damos promesas genéricas de conformidad, porque siempre depende del uso concreto. El Reglamento de IA de la UE también cuenta: desde el 2 de febrero de 2025 rige la obligación de una alfabetización suficiente en IA (art. 4), y determinadas obligaciones de transparencia se aplican desde el 2 de agosto de 2026 (art. 50). Nuestros paquetes de identificación y documentación le ayudan a aplicarlas; la valoración jurídica concreta depende de cada proyecto.

Si tratamos datos personales por encargo suyo, recibe antes de la puesta en producción un contrato de encargo de tratamiento adecuado conforme al art. 28 del RGPD, con las medidas técnicas y organizativas y una lista de los subencargados. Si ese contrato es necesario lo valoramos a partir del flujo de datos concreto, no de forma genérica. Las plantillas están listas y se adaptan a cada proyecto; forma parte de nuestro onboarding y no cuesta nada extra. Para los despachos rige además el deber de secreto profesional; más sobre ello en la pregunta sobre el art. 203 del Código Penal alemán, más abajo.

Lo definimos para cada proyecto y lo documentamos antes de la puesta en producción: el alojamiento, la región del modelo, los subencargados y los flujos de datos quedan por escrito antes de que fluyan datos reales. Para datos especialmente sensibles evaluamos modelos europeos o de operación local. Solo tienen acceso los sistemas y las personas necesarios para el proceso acordado. No revendemos datos ni los usamos para entrenar modelos de terceros. Los accesos quedan documentados y usted puede consultar la documentación en cualquier momento.

Sí, bajo condiciones claras. Los datos de salud tienen una protección especial (art. 9 del RGPD), por eso para las consultas médicas rige: contrato de encargo de tratamiento antes del arranque, minimización de datos, flujos de datos documentados y, según el uso, una evaluación de impacto en la protección de datos. Para los pasos sensibles evaluamos modelos europeos o de operación local, de modo que los datos de pacientes no salgan del marco acordado. Además, mucho se puede construir de forma que la IA funcione sin datos de pacientes, por ejemplo en la preclasificación de consultas. Los procesos adecuados están en la página Automatización con IA para consultas médicas.

Más de lo que muchos creen, pero con una particularidad: según las FAQ de la Cámara Federal alemana de Asesores Fiscales (versión 01/2026), un contrato de encargo por sí solo no basta para cumplir el art. 203 del Código Penal alemán; se necesita además una declaración de confidencialidad del proveedor. Ambas cosas forman parte de nuestro onboarding para despachos. Se automatizan bien los procesos que no tocan el contenido de los mandatos, o solo de forma estructurada: asignar el correo entrante, registrar plazos, reclamar justificantes pendientes, gestionar recordatorios. Lo que construimos para despachos está en la página Automatización con IA para despachos.

Una evaluación de impacto en la protección de datos (EIPD) conforme al art. 35 del RGPD es necesaria cuando un tratamiento entraña previsiblemente un alto riesgo para los afectados, por ejemplo en el tratamiento a gran escala de datos de salud o en la evaluación sistemática de personas. Una simple preclasificación del buzón sin datos sensibles normalmente no exige una EIPD; un análisis con IA de historiales de pacientes sí puede exigirla. En la primera consulta le decimos con honestidad dónde se sitúa su proyecto, aportamos la documentación técnica como base y, en los casos límite, recomendamos consultarlo con su delegado de protección de datos.

Sin complicaciones: nos escribe a través del formulario de contacto o por correo y, en días laborables, respondemos en un plazo de 24 horas. En la conversación miramos juntos sus procesos: dónde se pierde tiempo, qué molesta a diario, qué debería desaparecer primero. Después recibe una oferta vinculante a precio cerrado con un alcance claro, sin diapositivas y sin presión de suscripción. Si creemos que la automatización todavía no le compensa, también se lo decimos. La conversación es gratuita y sin compromiso, y no necesita preparación.

La automatización piloto suele estar en marcha a los 14 días, desde la confirmación del encargo hasta la operación. Un sprint de automatización dura, según el alcance, de dos a seis semanas. En la gestión de la web, el ritmo depende sobre todo del proveedor de alojamiento anterior; la auditoría técnica la iniciamos justo después de recibir el acceso. En todos los casos trabajamos en pasos cortos y visibles: usted ve pronto los primeros resultados en la bandeja de entrada y en el calendario, en lugar de una gran entrega al final.

Sí. Nos acoplamos a sus sistemas actuales en lugar de sustituirlos, así que no hay una fecha límite en la que de repente todo cambie. Los procesos nuevos funcionan primero en modo borrador: la IA clasifica y propone, su equipo sigue trabajando como siempre y revisa los resultados. Solo cuando todo funciona con fiabilidad los activamos junto con usted, paso a paso. Las citas, el teléfono y el día a día siguen funcionando con normalidad todo el tiempo; ningún sistema se cae y no se migran datos.

La configuración incluye siempre una formación de su equipo en un lenguaje comprensible, además de una documentación del alcance acordado con la que también se orientan las personas sustitutas. Después usted elige: en la operación de la automatización, desde 290 € al mes, supervisamos los flujos de trabajo, los ajustamos y seguimos siendo su contacto fijo. Sin paquete de acompañamiento, los flujos de trabajo siguen siendo suyos: los opera usted mismo y nos llama puntualmente cuando lo necesita. Los paquetes de acompañamiento están en la página de precios; el asistente de IA de la página de inicio también responde preguntas.

Dos niveles. Primero, la IA: nunca decide sola sobre lo delicado. Los borradores de respuesta no salen sin revisar, y las reclamaciones y los asuntos legales se escalan automáticamente a una persona. Segundo, la técnica: si un flujo de trabajo falla, no se pierde nada. Sus correos siguen en el buzón con total normalidad, el calendario sigue siendo su calendario; solo vuelve a haber trabajo manual de forma transitoria. En la operación de la automatización supervisamos los procesos de forma continua y a menudo resolvemos las incidencias antes de que usted las note. Lo que abarca exactamente el acompañamiento está en la página de precios.

En las consultas entran de 150 a 300 llamadas por semana, y más del 60 por ciento son rutina: citas, recetas, horarios. Justo esa rutina se puede desviar: un formulario estructurado de solicitudes más el triaje del buzón con IA preclasifica automáticamente las solicitudes de cita y de recetas, crea borradores de respuesta y gestiona listas de seguimiento. Según análisis del sector, los recordatorios de cita automáticos suelen reducir las ausencias entre un 20 y un 40 por ciento. El equipo telefonea menos y la línea queda libre para los asuntos de verdad. Los procesos están en la página Automatización con IA para consultas médicas.

Cifras contrastadas del mercado: los asesores fiscales dedican una o dos horas al día a los correos de sus clientes, y la automatización estructurada del correo reduce ese esfuerzo entre un 40 y un 60 por ciento. El procesamiento automatizado de justificantes ahorra, según el tamaño del despacho, de 40 a 80 horas al mes. Importante para un cálculo honesto: el ahorro no llega el primer día, sino tras una fase de aprendizaje en la que su equipo revisa y corrige categorías y borradores. Los procesos están en la página Automatización con IA para despachos.

Más fácilmente allí donde cada día se repiten los mismos gestos. Recibir y confirmar solicitudes: entre el 40 y el 60 por ciento de las llamadas a empresas de oficios quedan sin respuesta; un canal de retorno automático lo recoge. A ello se suman preparar presupuestos, confirmar y recordar citas, y la rutina de facturación, en la que son habituales de 25 a 30 minutos por factura. En total se pueden ahorrar así de 5 a 15 horas de oficina por semana. Trazamos un límite a propósito: la IA prepara presupuestos, pero nunca los envía sin revisar. Más en la página Automatización con IA para empresas de oficios.

La automatización no sustituye a sus empleados: les devuelve tiempo. Se automatiza la rutina: clasificar, transcribir, recordar, dar seguimiento. Las decisiones, el asesoramiento y el oficio se quedan en manos de su gente. La presión es real: en los despachos alemanes, alrededor del 65 por ciento sufre una escasez aguda de personal cualificado y hay más de 10.000 puestos sin cubrir. Quien no puede cubrir las vacantes puede liberar de rutina las horas existentes. Justo entonces esa suele ser la diferencia entre «llegamos» y «no llegamos». Lo que eso significa en cada sector lo muestra la página de servicios.

La gestión de la web significa que nos ocupamos por completo de su web actual: administración del dominio, alojamiento, actualizaciones, copias de seguridad y mantenimiento de contenidos. Su dominio sigue siendo de su propiedad; nosotros solo lo administramos por usted. Al principio hacemos una auditoría técnica y una optimización básica de tiempo de carga, fundamentos SEO y perfil de empresa en Google, desde 290 € pago único. Después, el mantenimiento web desde 25,99 € al mes se encarga de la operación continua, con informe mensual incluido. Todos los detalles están en la página Gestión de su web y visibilidad.

Para empresas cuya web existe pero de la que ya nadie se ocupa: restaurantes, consultas y negocios locales cuyo antiguo diseñador web ya no responde, con actualizaciones pendientes o fichas de Google desactualizadas. Algo así hemos construido y mantenido, por ejemplo, para el restaurante Levant Hamburg, con web, reservas y analítica sin cookies, y para AlsterSURFER en Hamburgo, con un rediseño que conservó el proceso de reservas. Si usted mantiene su web y está satisfecho, no nos necesita para esto; eso también forma parte de una respuesta honesta.

Se conserva. Asumimos la web existente con todos sus contenidos, textos e imágenes, y no cambiamos nada sin acordarlo. Al principio, la auditoría técnica documenta el estado actual: qué está bien, qué frena, qué falta. Después optimizamos con cuidado, por ejemplo el tiempo de carga, los fundamentos SEO y las fichas del perfil de empresa en Google. Las reformas mayores o un rediseño son una decisión propia, encargada de forma expresa, no un efecto secundario silencioso. En el informe mensual ve lo que ha cambiado. Cómo transcurre la gestión está en la página Gestión de su web y visibilidad.