Menos correos de clientes que clasificar, más tiempo para los expedientes
Última actualización: 23 de julio de 2026
Su despacho se ahoga en consultas rutinarias, plazos y solicitudes de documentación. routinefrei clasifica de antemano y redacta borradores. La valoración profesional y cada aprobación siguen estando en sus manos.
Disponibilidad de lanzamiento: La demo pública del espacio de cliente incluye actualmente la clasificación de Gmail con aprobación humana, las reservas con Google Calendar y un registro de actividad. Las conexiones de telefonía, Microsoft, CRM, contabilidad y software sectorial descritas más abajo son módulos piloto con alcance definido, no funciones preconectadas. Abrir la demo del espacio de cliente (interfaz en alemán).
¿Le suena esto?
- Cada mañana, 60 correos o más de clientes, desde el caso urgente con plazo hasta la simple pregunta sobre el estado del expediente, todos en la misma bandeja de entrada.
- Siempre las mismas preguntas: dónde subo los documentos, cuándo es la fecha de entrega, ¿ya se ha presentado mi declaración?, ¿cómo va el asunto?
- Ir detrás de la documentación que falta para la declaración de la renta o el escrito, recordarlo varias veces, insistir de forma manual.
- El teléfono suena en plena tramitación, y las citas importantes y las peticiones de devolución de llamada se pierden entre los papeles.
Un día, dos versiones
Sin routinefrei
El día empieza con la bandeja de entrada. 60 correos nuevos, entre ellos tres verdaderos asuntos con plazo; el resto son preguntas sobre el estado del expediente, consultas de documentos y peticiones de cita que primero tiene que leer una a una para poder clasificarlas. Entretanto suena el teléfono: una clienta solo quiere saber si ya se ha presentado su declaración. El documento que solicitó anteayer todavía no se lo envía el cliente, así que teclea por tercera vez el mismo recordatorio. Al final del día la bandeja está vaciada, pero el trabajo profesional de verdad ha empezado demasiado tarde.
Con routinefrei
Por la mañana abre una vista ya clasificada: los asuntos con plazo y lo urgente arriba, las consultas rutinarias debajo, cada una con un borrador de respuesta listo. Lee, corrige si hace falta y aprueba. La consabida pregunta sobre cómo subir los documentos la responde un borrador que solo tiene que revisar. La documentación que falta la solicita el sistema con cortesía y programa el seguimiento; el cliente recibe automáticamente un recordatorio. Las llamadas con preguntas rutinarias las atiende el asistente telefónico y anota el resto. Así sigue decidiendo usted, desde el criterio profesional, solo que sin el trabajo previo de clasificar.
Lo que automatizamos para usted
Clasificación de correos con borradores de respuesta
Los correos de los clientes se clasifican de antemano por urgencia y tema, primero los asuntos con plazo. Para las preguntas rutinarias hay un borrador listo. Usted revisa y aprueba. La IA no envía nada por su cuenta ni ofrece asesoramiento jurídico o fiscal.
Automatización de documentos y seguimiento
La documentación y los justificantes que faltan se solicitan y se reclaman de forma automática, con un recordatorio cortés al cliente. En todo momento ve qué queda pendiente, en lugar de tener que perseguirlo usted mismo.
Asistente telefónico con IA
Atiende las llamadas, responde a preguntas rutinarias como fechas de entrega o cómo subir documentos y anota con precisión las peticiones de devolución de llamada. Los asuntos complejos o confidenciales se le trasladan a usted, no se asesoran.
Base de conocimiento para el equipo
Respuestas a las preguntas recurrentes de los clientes, procesos internos y listas de comprobación en un solo lugar. El personal nuevo encuentra los estándares más rápido, sin interrumpir constantemente a los profesionales con experiencia.
Cómo se implanta en tres pasos
1. Análisis
En la primera consulta gratuita identificamos qué tarea repetitiva consume más tiempo y qué primer flujo aporta un resultado útil sin interrumpir el trabajo diario.
2. Configuración
Configuramos la automatización piloto alrededor de las herramientas que ya utiliza, la probamos con casos realistas y documentamos cada flujo de datos acordado antes de activarla.
3. Mantenimiento
Después del inicio supervisamos y ajustamos el flujo y seguimos siendo su contacto personal. El funcionamiento continuo empieza en 290 € al mes y se puede cancelar mensualmente.
¿Cuánto tiempo pierden los despachos con el correo rutinario?
Los estudios del sector muestran entre una y dos horas diarias dedicadas a correos de clientes. Una clasificación estructurada con borradores reduce ese esfuerzo entre un 40 y un 60 por ciento. Al mismo tiempo, cerca del 65 por ciento de los despachos sufre escasez de personal y hay más de 10.000 puestos sin cubrir.
La entrada práctica es la automatización del correo + gestión del tiempo, incluida en el piloto de 990 €: clasifica el buzón, prepara respuestas y mantiene recordatorios y calendario en orden.
Lo que consigue con ello
- Por la mañana la bandeja de entrada ya está clasificada, los asuntos con plazo saltan a la vista de inmediato y el tiempo habitual de clasificación se reduce por lo general en gran medida.
- Las preguntas rutinarias y las consultas de documentos se gestionan mediante borradores revisados, y los clientes suelen recibir una respuesta más rápida.
- Menos seguimiento manual de la documentación, porque las reclamaciones se hacen de forma automática y programada. La aprobación profesional sigue estando por completo en sus manos.
Paquetes a precio cerrado
Automatización piloto, 990 €
Una automatización, operativa en 14 días. El punto de partida de bajo riesgo para ver, sobre un proceso real, lo que aporta.
Incluye gestión del tiempo + sistema de correo: clasificación del buzón con IA y panel de citas.
Sprint de automatización, desde 4.900 €
Varios procesos bien engranados entre sí, en cuanto el piloto convence y se quiere automatizar más.
Lo anterior es el apartado dedicado a los despachos. routinefrei automatiza igualmente el correo, las citas y la base de conocimiento, crea su sitio web y gestiona su publicidad en Meta, Google y TikTok. Nos encargamos del funcionamiento diario como su socio de IA. Ver todos los servicios y precios.
Los seis paquetes y su alcance exacto están en nuestro resumen de precios fijos.
Preguntas de despachos fiscales y jurídicos
¿Puede la IA leer todos los correos de los clientes?
Solo dentro del alcance acordado. Definimos categorías, permisos y casos sensibles antes de empezar. Los asuntos delicados se derivan a una persona y ningún borrador se envía sin aprobación.
¿Basta un contrato de tratamiento de datos para un despacho?
No siempre. Además del contrato conforme al artículo 28 del RGPD, los despachos pueden necesitar una obligación específica de confidencialidad por el artículo 203 del Código Penal alemán. Lo aclaramos y documentamos antes del inicio.
¿Se puede automatizar la solicitud de documentos?
Sí. El flujo puede reconocer qué documentos faltan, preparar un recordatorio y registrar la respuesta. El despacho define reglas y plazos y conserva la aprobación de casos excepcionales.
¿Hay que sustituir DATEV o beA?
No. Sus sistemas se mantienen. Empezamos con correo y calendario y solo conectamos DATEV, beA u otros sistemas después de revisar técnicamente sus interfaces y permisos.
Veamos con calma, en una primera consulta gratuita, qué rutina de su despacho conviene automatizar primero, sin compromiso alguno.
Concertar una primera consulta gratuita