Automatización para despachos y asesorías fiscales
Última actualización: 23 de julio de 2026
Su despacho se ahoga en consultas rutinarias, plazos y solicitudes de documentación. routinefrei clasifica de antemano y redacta borradores. La valoración profesional y cada aprobación siguen estando en sus manos.
Disponibilidad: Gmail, Google Calendar, los borradores de respuesta, las aprobaciones y los registros de auditoría están hoy en el espacio de cliente. DATEV, beA o el software del despacho son posibles proyectos piloto tras una revisión técnica, de protección de datos y deontológica. Resumen de todos los sistemas: Integraciones.
¿Le suena esto?
- Cada mañana, 60 correos o más de clientes, desde el caso urgente con plazo hasta la simple pregunta sobre el estado del expediente, todos en la misma bandeja de entrada.
- Siempre las mismas preguntas: dónde subo los documentos, cuándo es la fecha de entrega, ¿ya se ha presentado mi declaración?, ¿cómo va el asunto?
- Ir detrás de la documentación que falta para la declaración de la renta o el escrito, recordarlo varias veces, insistir de forma manual.
- El teléfono suena en plena tramitación, y las citas importantes y las peticiones de devolución de llamada se pierden entre los papeles.
Un día, dos versiones
Sin routinefrei
El día empieza con la bandeja de entrada. 60 correos nuevos, entre ellos tres asuntos que sí tienen plazo; el resto son preguntas sobre el estado del expediente, consultas de documentos y peticiones de cita que primero tiene que leer una a una para poder clasificarlas. Entretanto suena el teléfono: una clienta solo quiere saber si ya se ha presentado su declaración. El documento que solicitó anteayer todavía no se lo envía el cliente, así que teclea por tercera vez el mismo recordatorio. Al final del día la bandeja está vaciada, pero el trabajo profesional propiamente dicho ha empezado demasiado tarde.
Con routinefrei
Por la mañana abre una vista ya clasificada: los asuntos con plazo y lo urgente arriba, las consultas rutinarias debajo, cada una con un borrador de respuesta listo. Lee, corrige si hace falta y aprueba. La consabida pregunta sobre cómo subir los documentos la responde un borrador que solo tiene que revisar. La documentación que falta la solicita el sistema con cortesía y programa el seguimiento; el cliente recibe automáticamente un recordatorio. Las llamadas con preguntas rutinarias disminuyen, porque las respuestas ya salen por correo. Así sigue decidiendo usted, desde el criterio profesional, solo que sin el trabajo previo de clasificar.
¿Cuánto tiempo se va en la comunicación con los clientes?
Según encuestas del sector, los asesores fiscales dedican entre una y dos horas al día solo a los correos de clientes. Un triaje de correo estructurado con borradores revisados reduce ese esfuerzo, según análisis del sector, entre un 40 y un 60 por ciento, porque desaparecen clasificar, asignar y teclear respuestas estándar. Al mismo tiempo, cerca del 65 por ciento de los despachos declara una escasez aguda de personal cualificado, con más de 10.000 puestos sin cubrir. La automatización no sustituye a nadie: devuelve al equipo existente las horas que hoy desaparecen en la bandeja de entrada.
Cómo funciona el triaje en detalle lo muestra la guía Triaje de correo para asesorías fiscales (en alemán). La combinación de buzón y agenda la describe la página de servicio Automatización de correo + gestión del tiempo. Y quien va detrás de justificantes encuentra en la guía Reclamar automáticamente los justificantes que faltan (en alemán) un flujo paso a paso. Lo que esas horas cuestan hoy a su despacho lo calcula el Test de rutina en dos minutos.
Lo que automatizamos para usted
Triaje de correo con borradores de respuesta
Los correos de los clientes se clasifican de antemano por urgencia y tema, primero los asuntos con plazo. Para las preguntas rutinarias hay un borrador listo. Usted revisa y aprueba. La IA no envía nada por su cuenta ni ofrece asesoramiento jurídico o fiscal.
Automatización de documentos y seguimiento
La documentación y los justificantes que faltan se solicitan y se reclaman de forma automática, con un recordatorio cortés al cliente. En todo momento ve qué queda pendiente, en lugar de tener que perseguirlo usted mismo.
Asistente telefónico con IA
Como piloto tras revisión: atiende las llamadas, responde a preguntas rutinarias como fechas de entrega o cómo subir documentos y anota las peticiones de devolución de llamada. Los asuntos complejos o confidenciales se le trasladan a usted, no se asesoran.
Base de conocimiento para el equipo
Respuestas a las preguntas recurrentes de los clientes, procesos internos y listas de comprobación en un solo lugar. El personal nuevo encuentra los estándares más rápido, sin interrumpir constantemente a los profesionales con experiencia.
Lo que consigue con ello
- Por la mañana la bandeja de entrada ya está clasificada, los asuntos con plazo saltan a la vista de inmediato y el tiempo habitual de clasificación se reduce por lo general en gran medida.
- Las preguntas rutinarias y las consultas de documentos se gestionan mediante borradores revisados, y los clientes suelen recibir una respuesta más rápida.
- Menos seguimiento manual de la documentación, porque las reclamaciones se hacen de forma automática y programada. La aprobación profesional sigue estando por completo en sus manos.
Así funciona un proyecto
- Primera consulta. En la primera consulta gratuita revisamos su bandeja de entrada, las preguntas recurrentes de los clientes y sus sistemas, y elegimos la rutina que merece la pena automatizar primero.
- Análisis breve y precio cerrado. Revisamos los procesos y le enviamos una oferta con precio cerrado, alcance y fecha de entrega. El alojamiento, la región del modelo y los flujos de datos constan en ella antes de construir nada.
- Implementación. Construimos la automatización, la probamos con casos reales del día a día de su despacho y formamos a su equipo. Después, la automatización piloto está operativa en 14 días.
- Operación y ampliación. Tras el arranque supervisamos los procesos, ajustamos reglas y borradores y seguimos siendo su contacto, si lo desea en la operación continua de la automatización.
Preguntas frecuentes de despachos
¿Funciona routinefrei con DATEV, beA y nuestro software de despacho?
Su software se queda. El espacio de cliente empieza hoy con Gmail y Google Calendar, con borradores de respuesta, aprobaciones y registros de auditoría. Las conexiones con DATEV, beA o su software de despacho son posibles proyectos piloto que se evalúan antes en lo técnico, en protección de datos y en lo deontológico. No sustituimos ningún software de despacho: conectamos lo que ya utiliza.
¿Basta un contrato de encargo del tratamiento para que nuestro despacho pueda usar IA?
Un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 del RGPD es la base, pero para quienes están sujetos a secreto profesional no lo es todo. La Cámara Federal alemana de Asesores Fiscales aclara en sus FAQ (versión de enero de 2026) que un contrato de encargo por sí solo no cumple los requisitos del art. 203 del Código Penal alemán; se necesita además un compromiso de confidencialidad del proveedor. Ambas cosas forman parte del inicio de nuestros proyectos, y el alojamiento, la región del modelo y los flujos de datos se acuerdan y documentan de antemano.
¿Escribe la IA directamente a nuestros clientes?
No. La IA preclasifica y prepara borradores, pero no envía nada por su cuenta. Cada respuesta sale solo cuando alguien de su despacho la ha revisado y aprobado. La IA no presta asesoramiento jurídico ni fiscal; la valoración profesional queda por completo en sus manos.
¿Cómo reconoce la preclasificación un asunto con plazo?
Por reglas que definimos junto con usted: remitentes como juzgados y oficinas tributarias, palabras clave, tipos de documento y patrones de asunto. Esos mensajes aparecen arriba en la vista general y nunca se responden automáticamente. El triaje es una preclasificación y no sustituye su control de plazos; la responsabilidad deontológica sigue en el despacho.
Veamos con calma, en una primera consulta gratuita, qué rutina de su despacho conviene automatizar primero, sin compromiso alguno.
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