وقت أقل في ترتيب إيميلات العملاء، ووقت أكثر للقضايا نفسها
آخر تحديث: 23 يوليو 2026
مكتبكم غارق في الأسئلة الروتينية والمواعيد النهائية وطلبات المستندات. routinefrei يرتّب كل شيء مسبقًا ويكتب مسودات الردود. أما التقييم المهني وكل موافقة نهائية فتبقى بين أيديكم.
المتاح عند الإطلاق: يعرض نموذج مساحة العميل العام حالياً فرز رسائل Gmail بموافقة بشرية، والحجز عبر Google Calendar، وسجلّاً للأنشطة. أما اتصالات الهاتف وMicrosoft وCRM والمحاسبة وبرامج القطاعات المذكورة أدناه فهي وحدات تجريبية محددة النطاق، وليست ميزات موصولة مسبقاً. افتح نموذج مساحة العميل (الواجهة بالألمانية).
هل يبدو لكم هذا مألوفًا؟
- كل صباح 60 إيميلًا أو أكثر من العملاء، من الحالة العاجلة ذات الموعد النهائي إلى مجرد سؤال عن سير المعاملة، وكلها في بريد وارد واحد.
- دائمًا الأسئلة نفسها: أين أرفع الإيصالات، متى موعد التسليم، هل أُرسل إقراري الضريبي، وما الوضع الحالي؟
- الركض خلف المستندات الناقصة للإقرار الضريبي أو للمذكرة القانونية، والتذكير مرة بعد مرة، والمتابعة يدويًا.
- الهاتف يرنّ أثناء العمل، والمواعيد المهمة وطلبات معاودة الاتصال تضيع بين الأوراق.
يوم واحد بطريقتين
بدون routinefrei
يبدأ اليوم بالبريد الوارد. 60 إيميلًا جديدًا، بينها ثلاث حالات حقيقية ذات موعد نهائي، والباقي أسئلة عن سير المعاملات واستفسارات عن الإيصالات وطلبات مواعيد، عليكم قراءتها واحدة واحدة أولًا كي ترتّبوها. وفي أثناء ذلك يرنّ الهاتف، عميلة تريد فقط أن تعرف إن كان إقرارها قد سُلّم. والإيصال الذي طلبتموه قبل يومين لم يرسله العميل بعد، فتكتبون التذكير نفسه للمرة الثالثة. وفي المساء يكون البريد قد أُنجز، لكن العمل المهني الحقيقي بدأ متأخرًا جدًا.
مع routinefrei
في الصباح تفتحون قائمة مرتّبة مسبقًا: الحالات ذات المواعيد النهائية والأمور العاجلة في الأعلى، والأسئلة الروتينية تحتها، ولكل واحدة مسودة رد جاهزة. تقرأون، وتصحّحون عند الحاجة، ثم توافقون. السؤال المتكرر عن رفع الإيصالات يجيب عنه مسودة تحتاجون فقط لمراجعتها. المستندات الناقصة يطلبها النظام بأدب ويحدّد موعد المتابعة، والعميل يصله تذكير تلقائي. أما المكالمات حول الأسئلة الروتينية فيردّ عليها المساعد الهاتفي ويدوّن الباقي. هكذا تبقى القرارات المهنية بأيديكم، لكن بدون عناء الترتيب الذي كان يسبقها.
ما الذي نؤتمته لكم
فرز الإيميلات مع مسودات ردود
تُرتَّب إيميلات العملاء مسبقًا حسب الأولوية والموضوع، والحالات ذات المواعيد النهائية أولًا. وللأسئلة الروتينية تكون هناك مسودة جاهزة. أنتم تراجعون وتوافقون. الذكاء الاصطناعي لا يرسل أي شيء من تلقاء نفسه، ولا يقدّم استشارة قانونية أو ضريبية.
أتمتة المستندات والمتابعة
يُطلب النقص من الإيصالات والمستندات وتتم متابعته تلقائيًا مع تذكير مهذّب للعميل. ترون في كل وقت ما هو ناقص بدل أن تركضوا خلفه بأنفسكم.
مساعد هاتفي بالذكاء الاصطناعي
يردّ على المكالمات، ويجيب عن الأسئلة الروتينية مثل مواعيد التسليم أو رفع الإيصالات، ويدوّن طلبات معاودة الاتصال بشكل مرتّب. أما الأمور المعقّدة أو السرّية فتُحوّل إليكم، ولا يُقدَّم بشأنها أي استشارة.
قاعدة معرفة للفريق
ردود على أسئلة العملاء المتكررة، والإجراءات الداخلية وقوائم التحقق في مكان واحد. الموظفون الجدد يجدون المعايير بسرعة، بدون أن يُقاطَع الزملاء ذوو الخبرة باستمرار.
كيف يتم التنفيذ في ثلاث خطوات؟
1. التحليل
نحدد في الاستشارة الأولية المجانية أي عمل متكرر يستهلك أكبر قدر من الوقت وأي مسار أول يعطي نتيجة مفيدة من دون تعطيل العمل اليومي.
2. الإعداد
نجهز الأتمتة التجريبية حول الأدوات التي تستخدمونها، نختبرها بحالات واقعية ونوثق كل تدفق بيانات متفق عليه قبل تشغيلها.
3. المتابعة
بعد التشغيل نراقب المسار ونعدله ونبقى جهة اتصال ثابتة. يبدأ تشغيل الأتمتة المستمر من 290 € شهرياً ويمكن إلغاؤه كل شهر.
كم من الوقت تستهلك رسائل الموكلين المتكررة؟
تشير بيانات القطاع إلى أن مكاتب الضرائب تقضي ساعة إلى ساعتين يومياً في رسائل الموكلين، وأن التصنيف المنظم ومسودات الردود يمكن أن يخفضا هذا العبء بنسبة 40 إلى 60 بالمئة. وفي الوقت نفسه يعاني نحو 65 بالمئة من المكاتب نقص الكفاءات وهناك أكثر من 10.000 وظيفة شاغرة.
المدخل العملي هو أتمتة البريد وإدارة الوقت ضمن المشروع التجريبي بسعر 990 €: تصنيف البريد وتجهيز الردود وترتيب المواعيد والمتابعة.
ما النتيجة التي تحصلون عليها
- البريد الوارد يكون مرتّبًا مسبقًا في الصباح، والحالات ذات المواعيد النهائية تظهر فورًا، ووقت الترتيب المعتاد غالبًا ما يتلاشى إلى حد كبير.
- الأسئلة الروتينية واستفسارات الإيصالات تمرّ عبر مسودات مراجَعة، والعملاء كثيرًا ما يحصلون على رد أسرع.
- ركض يدوي أقل خلف المستندات، لأن المتابعة تتم تلقائيًا وبمواعيد محدّدة. أما الموافقة المهنية فتبقى بالكامل بين أيديكم.
باقات بسعر ثابت
أتمتة تجريبية، 990 €
أتمتة واحدة، تعمل خلال 14 يومًا. بداية قليلة المخاطر لترون على إجراء حقيقي ما الفائدة التي تجنونها.
تشمل إدارة الوقت + نظام البريد الإلكتروني: فرز صندوق الوارد بالذكاء الاصطناعي ولوحة المواعيد.
سبرينت الأتمتة، ابتداءً من 4.900 €
عدة إجراءات متكاملة بإتقان، حالما يقنعكم النموذج التجريبي وترغبون في أتمتة المزيد.
ما في الأعلى هو الجزء الخاص بالمكاتب القانونية. routinefrei يؤتمت بالطريقة نفسها الإيميلات والمواعيد وقاعدة المعرفة، ويبني موقعكم الإلكتروني، ويدير إعلاناتكم على Meta وGoogle وTikTok. أما التشغيل اليومي فنتولاه نحن كشريك ذكاء اصطناعي. شاهدوا جميع الخدمات والأسعار.
تجدون الباقات الست ونطاق كل منها في صفحة الأسعار الثابتة.
أسئلة من المكاتب المهنية
هل يمكن للذكاء الاصطناعي قراءة كل رسائل الموكلين؟
فقط ضمن النطاق المتفق عليه. نحدد الفئات والصلاحيات والحالات الحساسة قبل البدء، وتذهب المسائل الحساسة إلى إنسان ولا تُرسل أي مسودة دون موافقة.
هل يكفي عقد معالجة البيانات للمكتب؟
ليس دائماً. قد يلزم إلى جانب العقد التزام خاص بالسرية وفق المادة 203 من قانون العقوبات الألماني. نوضح ذلك ونوثقه قبل التشغيل.
هل يمكن طلب المستندات الناقصة تلقائياً؟
نعم. يمكن للمسار تحديد ما ينقص وتجهيز تذكير وتسجيل الرد. يحدد المكتب القواعد والمواعيد ويحتفظ بالقرار في الحالات الاستثنائية.
هل يجب استبدال DATEV أو beA؟
لا. تبقى أنظمتكم. نفحص ربط DATEV وbeA تقنياً ومن ناحية الصلاحيات قبل إدخالهما في نطاق المشروع.
دعونا نلقي نظرة معًا وبهدوء في استشارة أولى مجانية على الروتين الذي يستحق الأتمتة أولًا في مكتبكم، وكل ذلك دون أي التزام.
احجزوا استشارة أولى مجانية