الأتمتة لورش الحِرف والمقاولات

بأن يعمل البريد الوارد مسبقاً: تفرز مساحة العميل استفسارات البريد الإلكتروني الواردة، وتحضّر مسودات ردود مناسبة، وتضع اقتراحات مواعيد في Google Calendar لديكم. تلقون نظرة سريعة في الاستراحة أو في المساء، وتعتمدون أو تغيّرون كلمتين. وهكذا يحصل كل عميل على رد في اليوم نفسه، دون أن تنزلوا من السقالة.

الخطوة الأولى الأكثر فاعلية هي جعل المكالمات غير ضرورية: الحجز الإلكتروني للمواعيد والردود السريعة بالبريد الإلكتروني تستوعب كثيراً من الاستفسارات قبل أن يرفع أحد سماعة الهاتف. أما مساعد هاتفي بالذكاء الاصطناعي يستقبل المكالمات مباشرة فهو لدينا مشروع تجريبي ممكن بعد تقييم تقني، وليس وحدة قياسية. وفي الاستشارة الأولية نخبركم بوضوح بما يمكن تنفيذه لشركتكم اليوم.

ننصح بعدم ذلك، ولا نبنيه بهذه الطريقة. يستطيع الذكاء الاصطناعي تحضير مسودات عروض من الاستفسارات، لكن الأسعار والكميات والالتزامات القانونية يجب أن تراجعوها قبل الإرسال، لأنكم تتحملون المسؤولية عن المحتوى. لذلك يتضمن كل مسار نبنيه اعتماداً منكم قبل أن يخرج أي شيء من الشركة.

يجب أن تكونوا قادرين على استلام الفواتير الإلكترونية منذ اليوم، فهذا الالتزام سارٍ منذ الآن. أما الالتزام بإصدار الفواتير الإلكترونية بأنفسكم فيأتي على مراحل، ويسري اعتباراً من 2028 على أبعد تقدير على الشركات الصغيرة أيضاً، مع استثناء لأصحاب المشاريع الصغيرة المعفيين (Kleinunternehmer). ومن يعيد تنظيم مسار الفواتير على أي حال، يمكنه ربط التحول بالأتمتة. ونقيّم ذلك معاً كمشروع تجريبي.

غالباً تكفي برامجكم الحالية. لا نستبدل شيئاً، بل نربط ما تستخدمونه حالياً، واليوم أساساً Gmail وGoogle Calendar. ولا يستحق برنامج الحِرف إلا عندما يُراد تشغيل القياسات والتسعير والمخزون مركزياً، وإذا كان لديكم برنامج مستخدم فنقيّم الربط كمشروع تجريبي. أما للبريد الإلكتروني والمواعيد والمتابعة فلا تحتاجون إلى برنامج جديد.