Automatisierung für Logistik und Spedition
Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026
Das Telefon klingelt, weil jemand wissen will, wo seine Sendung ist. Parallel laufen Aufträge per Mail ein, die jemand abtippen muss. routinefrei nimmt Ihnen die wiederkehrenden Abfragen und die Auftragsannahme ab, damit Disposition und Fahrer wieder den Kopf für das Wesentliche frei haben.
Verfügbarkeit: Gmail, Google Kalender, Antwortentwürfe, Freigaben und Auditnachweise sind heute im Kundenarbeitsplatz vorhanden. Disposition, Statusdaten und Dokumentenabläufe sind mögliche Pilotprojekte nach technischer Prüfung. Übersicht aller Systeme: Integrationen.
Kennen Sie das?
- Das Telefon klingelt den ganzen Tag mit der gleichen Frage: Wo ist meine Sendung, wann kommt der Fahrer, ist die Lieferung schon raus.
- Aufträge kommen per Mail, PDF und Telefon herein und müssen von Hand in die Dispo-Software übertragen werden, jeder Tippfehler kostet später Zeit.
- Standard-Rückfragen zu Lieferzeiten, Avisierung, Lagerbeständen oder Frachtpapieren binden die Disponenten, die eigentlich Touren planen sollten.
- Wenn ein Anruf nicht angenommen wird, geht ein Auftrag verloren oder der Kunde ruft beim Wettbewerber an.
Wie entlastet KI-Automatisierung eine Spedition konkret?
routinefrei verbindet Postfach, Kalender und Ihre bestehenden Systeme, statt neue Software einzuführen. Eingehende Aufträge, Avise und Statusanfragen werden automatisch sortiert und mit fertigen Antwortentwürfen versehen; Ihr Team prüft nur noch und gibt frei. In vielen Betrieben frisst das Postfach typischerweise ein bis zwei Stunden pro Tag, strukturierte E-Mail-Triage senkt diesen Aufwand um 40 bis 60 Prozent. Was das für Ihren Betrieb bedeutet, zeigt der Zeitfresser-Check in zwei Minuten.
Die Grundlage dafür ist die Leistung E-Mail-Automatisierung + Zeitmanagement: Postfach-Triage mit Antwortentwürfen plus Termin-Cockpit für Kalender, Erinnerungen und Wochenplan. Beides ist in der Pilot-Automation enthalten.
Ein Tag, zwei Varianten
Ohne routinefrei
Morgens um sieben klingelt das erste Mal das Telefon, ein Kunde fragt nach seiner Sendung von gestern. Bis zur Mittagspause haben drei Leute aus der Dispo immer wieder den gleichen Hörer in der Hand, jedes Mal die gleiche Auskunft. Parallel sammeln sich im Postfach zwölf neue Aufträge als PDF und Freitext, die jemand abtippen muss, bevor die Tour steht. Wer abends den Hörer auflegt, hat den halben Tag mit Auskunft und Abtippen verbracht und kaum eine Tour wirklich optimiert.
Mit routinefrei
Morgens um sieben liegen die ersten Statusabfragen aus dem Postfach vorsortiert bereit, jede mit einem Antwortentwurf, den die Dispo nur noch prüft; nur die echten Sonderfälle brauchen mehr. Neue Aufträge kommen als saubere Entwürfe an, ein Mensch prüft und gibt frei. Standard-Rückfragen zu Avisierung oder Lieferzeit beantwortet ein Entwurf aus Ihren Vorgaben. Die Disponenten haben den Kopf frei für Tourenplanung und die Fälle, bei denen es wirklich auf Erfahrung ankommt. Telefonassistent und Anbindung an die Dispo-Software sind mögliche Pilotprojekte nach technischer Prüfung.
Was wir für Sie automatisieren
KI-Telefonassistent
Als Pilot nach technischer Prüfung: nimmt Statusabfragen und Anrufe auch in Stoßzeiten an, gibt Auskunft zur Sendung und bestätigt Liefertermine.
E-Mail-Triage mit Antwortentwürfen
Sortiert eingehende Aufträge, Avisierungen und Rückfragen vor und legt fertige Antwortentwürfe bereit. Die finale Freigabe bleibt bei Ihrem Team, die Auftragsannahme wird schneller und es geht weniger im Postfach unter.
Angebots- und Dokumenten-Automatik
Als Pilot nach technischer Prüfung: erstellt Frachtangebote und Auftragsbestätigungen aus Ihren Vorlagen und fasst bei offenen Anfragen automatisch nach.
Wissensdatenbank fürs Team
Bündelt Lieferzeiten, Tarife, Avisierungsregeln und Standardabläufe an einem Ort. Neue Mitarbeiter und die Antwortentwürfe geben die gleiche, korrekte Auskunft.
Was dabei herauskommt
- Spürbar weniger wiederkehrende Statusanrufe in der Dispo, weil Standardauskünfte automatisch laufen.
- Aufträge aus dem Postfach landen typischerweise schneller und sauberer im System, oft mit weniger Übertragungsfehlern.
- Die Disponenten gewinnen Zeit zurück für Tourenplanung und schwierige Fälle, statt den ganzen Tag Auskunft zu geben.
So läuft ein Projekt ab
- Erstgespräch. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, welche Statusabfragen, Auftragswege und Mail-Routinen in Ihrer Dispo am meisten Zeit binden. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
- Kurzanalyse & Festpreis. Wir sehen uns die Abläufe und Ihre Systeme an und schicken ein Angebot mit Festpreis, Umfang und Liefertermin.
- Umsetzung. Wir bauen den ersten Ablauf, testen ihn mit echten Mails und Terminen aus Ihrem Alltag und stellen ihn gemeinsam mit Ihnen scharf. Die Pilot-Automation ist in 14 Tagen live.
- Betrieb & Ausbau. Nach dem Start überwachen wir die Abläufe, passen Regeln an und erweitern Schritt für Schritt, sobald der Pilot überzeugt. Sie haben einen festen Ansprechpartner statt eines Ticketsystems.
Für wen eignet sich das?
- Speditionen mit kleiner Disposition, bei denen Statusanrufe und Auftragserfassung an wenigen Personen hängen.
- Kurier-, Express- und Paketdienste, die viele gleichartige Anfragen zu Zustellung und Avisierung bekommen.
- Lager- und Fulfillment-Betriebe, die Bestandsanfragen und Wareneingangs-Avise heute von Hand beantworten.
Häufige Fragen aus Logistik und Spedition
Funktioniert das mit unserer Dispositions- und Lagersoftware?
Ihre Software bleibt. Wir docken an bestehende Systeme an, statt sie zu ersetzen. Heute im Kundenarbeitsplatz vorhanden sind Gmail, Google Kalender, Antwortentwürfe und Freigaben. Die Anbindung von Dispositions-, Telematik- oder Lagersoftware prüfen wir vor dem Start als Pilotprojekt, erst danach sagen wir verbindlich zu, was automatisiert wird.
Kann die Automatisierung Statusanfragen selbst beantworten?
Statusanfragen per E-Mail werden vorsortiert und mit fertigen Antwortentwürfen versehen, Ihr Team prüft und gibt frei. Eine automatische Auskunft direkt aus Ihren Sendungsdaten, etwa am Telefon, ist ein mögliches Pilotprojekt nach technischer Prüfung, kein heute aktivierbares Standardmodul.
Was kostet die erste Automatisierung für eine Spedition?
Der Einstieg ist die Pilot-Automation zum Festpreis, inklusive Zeitmanagement + E-Mail-System, in 14 Tagen live. Sollen mehrere Abläufe verzahnt werden, kalkulieren wir den Automation-Sprint nach einer Kurzanalyse. Alle Pakete mit Markteinordnung finden Sie auf unserer Preisseite.
Wie bleiben Sendungs- und Kundendaten geschützt?
Hosting, Modellregion und Datenflüsse werden vor dem Produktivstart gemeinsam vereinbart und dokumentiert, dazu gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Daten ein Workflow sieht, legen wir vorher fest, und ausgehende Antworten gibt Ihr Team frei. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, was automatisiert wurde und was nicht.
Lassen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch in Ruhe anschauen, welche Abfragen und Auftragswege sich bei Ihnen zuerst automatisieren lassen.
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