Für Speditionen, Kurierdienste und Lager

Weniger Statusabfragen, mehr Touren auf der Straße

Zuletzt aktualisiert: 23. Juli 2026

Das Telefon klingelt, weil jemand wissen will, wo seine Sendung ist. Parallel laufen Aufträge per Mail ein, die jemand abtippen muss. routinefrei nimmt Ihnen die wiederkehrenden Abfragen und die Auftragsannahme ab, damit Disposition und Fahrer wieder den Kopf für das Wesentliche frei haben.

Kostenloses Erstgespräch Live-Demo ansehen

Verfügbarkeit: Gmail, Google Kalender, Antwortentwürfe, Freigaben und Auditnachweise sind heute im Kundenarbeitsplatz vorhanden. Disposition, Statusdaten und Dokumentenabläufe sind mögliche Pilotprojekte nach technischer Prüfung.

Kennen Sie das?

Das Telefon klingelt den ganzen Tag mit der gleichen Frage: Wo ist meine Sendung, wann kommt der Fahrer, ist die Lieferung schon raus.
Aufträge kommen per Mail, PDF und Telefon herein und müssen von Hand in die Dispo-Software übertragen werden, jeder Tippfehler kostet später Zeit.
Standard-Rückfragen zu Lieferzeiten, Avisierung, Lagerbeständen oder Frachtpapieren binden die Disponenten, die eigentlich Touren planen sollten.
Wenn ein Anruf nicht angenommen wird, geht ein Auftrag verloren oder der Kunde ruft beim Wettbewerber an.

Wie entlastet KI-Automatisierung eine Spedition konkret?

routinefrei verbindet Postfach, Kalender und Ihre bestehenden Systeme, statt neue Software einzuführen. Eingehende Aufträge, Avise und Statusanfragen werden automatisch sortiert und mit fertigen Antwortentwürfen versehen; Ihr Team prüft nur noch und gibt frei. In kleinen Betrieben frisst das Postfach typischerweise ein bis zwei Stunden pro Tag, strukturierte E-Mail-Triage senkt diesen Aufwand um 40 bis 60 Prozent. Der Einstieg kostet 990 Euro als Festpreis.

Die Grundlage dafür ist die Leistung E-Mail-Automatisierung + Zeitmanagement: Postfach-Triage mit Antwortentwürfen plus Termin-Cockpit für Kalender, Erinnerungen und Wochenplan. Beides ist im 990-Euro-Paket bereits enthalten.

Ein Tag, zwei Varianten

Ohne routinefrei

Morgens um sieben klingelt das erste Mal das Telefon, ein Kunde fragt nach seiner Sendung von gestern. Bis zur Mittagspause haben drei Leute aus der Dispo immer wieder den gleichen Hörer in der Hand, jedes Mal die gleiche Auskunft. Parallel sammeln sich im Postfach zwölf neue Aufträge als PDF und Freitext, die jemand abtippen muss, bevor die Tour steht. Wer abends den Hörer auflegt, hat den halben Tag mit Auskunft und Abtippen verbracht und kaum eine Tour wirklich optimiert.

Mit routinefrei

Morgens um sieben nimmt der Telefonassistent die ersten Statusabfragen an, gibt anhand der Sendungsnummer Auskunft und reicht nur die echten Sonderfälle an die Dispo weiter. Neue Aufträge aus dem Postfach werden vorsortiert und als saubere Entwürfe für die Dispo-Software aufbereitet, ein Mensch prüft und gibt frei. Standard-Rückfragen zu Avisierung oder Lieferzeit beantwortet das System aus Ihrer Wissensdatenbank. Die Disponenten haben den Kopf frei für Tourenplanung und die Fälle, bei denen es wirklich auf Erfahrung ankommt.

Was wir für Sie automatisieren

KI-Telefonassistent

Nimmt Statusabfragen und Anrufe auch in Stoßzeiten an, gibt Auskunft zur Sendung und vereinbart oder bestätigt Liefertermine. Kein Auftrag geht mehr verloren, weil niemand abnehmen konnte.

E-Mail-Triage mit Antwortentwürfen

Sortiert eingehende Aufträge, Avisierungen und Rückfragen vor und legt fertige Antwortentwürfe bereit. Die finale Freigabe bleibt bei Ihrem Team, die Auftragsannahme wird schneller und es geht weniger im Postfach unter.

Angebots- und Dokumenten-Automatik

Erstellt Frachtangebote und Auftragsbestätigungen aus Ihren Vorlagen und fasst bei offenen Anfragen automatisch nach. Weniger Abtippen, sauberere Papiere.

Wissensdatenbank fürs Team

Bündelt Lieferzeiten, Tarife, Avisierungsregeln und Standardabläufe an einem Ort. Neue Mitarbeiter und der Telefonassistent geben die gleiche, korrekte Auskunft.

Was dabei herauskommt

Spürbar weniger wiederkehrende Statusanrufe in der Dispo, weil Standardauskünfte automatisch laufen.
Aufträge aus Mail und Telefon landen typischerweise schneller und sauberer im System, oft mit weniger Übertragungsfehlern.
Die Disponenten gewinnen Zeit zurück für Tourenplanung und schwierige Fälle, statt den ganzen Tag Auskunft zu geben.

Wie läuft die Einführung ab?

Analyse
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, welche Statusabfragen, Auftragswege und Mail-Routinen in Ihrer Dispo am meisten Zeit binden. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
Einrichtung
Wir bauen den ersten Ablauf, testen ihn mit echten Mails und Terminen aus Ihrem Alltag und stellen ihn gemeinsam mit Ihnen scharf. Die Pilot-Automation ist in 14 Tagen live.
Betreuung
Nach dem Start überwachen wir die Abläufe, passen Regeln an und erweitern Schritt für Schritt, sobald der Pilot überzeugt. Sie haben einen festen Ansprechpartner statt eines Ticketsystems.

Für wen eignet sich das?

Speditionen mit kleiner Disposition, bei denen Statusanrufe und Auftragserfassung an wenigen Personen hängen.
Kurier-, Express- und Paketdienste, die viele gleichartige Anfragen zu Zustellung und Avisierung bekommen.
Lager- und Fulfillment-Betriebe, die Bestandsanfragen und Wareneingangs-Avise heute von Hand beantworten.

Pakete zum Festpreis

Pilot-Automation, 990 €

Eine Automatisierung, in 14 Tagen live. Der risikoarme Einstieg, um an einem echten Ablauf zu sehen, was es bringt.

Inklusive Zeitmanagement + E-Mail-System: KI-Postfach-Triage und Termin-Cockpit.

Automation-Sprint, ab 4.900 €

Mehrere Abläufe sauber verzahnt, sobald der Pilot überzeugt hat und mehr automatisiert werden soll.

Das oben ist der Ausschnitt für Logistik und Spedition. routinefrei automatisiert genauso E-Mail, Termine und Wissensdatenbank, baut Ihre Website und betreut Ihre Werbung auf Meta, Google und TikTok. Den laufenden Betrieb übernehmen wir als KI-Partner. Alle Leistungen und Preise ansehen.

Zur Einordnung: Marktüblich kosten Automatisierungsprojekte für kleine Betriebe 1.500 bis 5.000 Euro im Setup plus 150 bis 600 Euro monatlich. Alle unsere Pakete stehen mit Festpreisen im Überblick auf der Preisseite. Wie sich solche Marktpreise zusammensetzen, erklärt der Ratgeber Was kostet KI-Automatisierung?

Häufige Fragen aus Logistik und Spedition

Funktioniert das mit unserer Dispositions- und Lagersoftware?

Ihre Software bleibt. Wir docken an bestehende Systeme an, statt sie zu ersetzen. Heute im Kundenarbeitsplatz vorhanden sind Gmail, Google Kalender, Antwortentwürfe und Freigaben. Die Anbindung von Dispositions-, Telematik- oder Lagersoftware prüfen wir vor dem Start als Pilotprojekt, erst danach sagen wir verbindlich zu, was automatisiert wird.

Kann die Automatisierung Statusanfragen selbst beantworten?

Statusanfragen per E-Mail werden vorsortiert und mit fertigen Antwortentwürfen versehen, Ihr Team prüft und gibt frei. Eine automatische Auskunft direkt aus Ihren Sendungsdaten, etwa am Telefon, ist ein mögliches Pilotprojekt nach technischer Prüfung, kein heute aktivierbares Standardmodul.

Was kostet die erste Automatisierung für eine Spedition?

Die Pilot-Automation kostet 990 Euro als Festpreis, inklusive Zeitmanagement + E-Mail-System, und ist in 14 Tagen live. Sollen mehrere Abläufe verzahnt werden, startet der Automation-Sprint ab 4.900 Euro. Alle Pakete mit Markteinordnung finden Sie auf unserer Preisseite.

Wie bleiben Sendungs- und Kundendaten geschützt?

Hosting, Modellregion und Datenflüsse werden vor dem Produktivstart gemeinsam vereinbart und dokumentiert, dazu gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Welche Daten ein Workflow sieht, legen wir vorher fest, und ausgehende Antworten gibt Ihr Team frei. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, was automatisiert wurde und was nicht.

Lassen Sie uns in einem kostenlosen Erstgespräch in Ruhe anschauen, welche Abfragen und Auftragswege sich bei Ihnen zuerst automatisieren lassen.

Kostenloses Erstgespräch vereinbaren